Basisinformation Geldwäschegesetz (GwG)

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FREIE UND HANSESTADT HAMBURG BEHÖRDE FÜR WIRTSCHAFT, VERKEHR UND INNOVATION Geldwäscheprävention - Ein Thema für mich?! Basisinformation Geldwäschegesetz (GwG) für Güterhändler, Immobilienmakler und andere
FREIE UND HANSESTADT HAMBURG BEHÖRDE FÜR WIRTSCHAFT, VERKEHR UND INNOVATION Geldwäscheprävention - Ein Thema für mich?! Basisinformation Geldwäschegesetz (GwG) für Güterhändler, Immobilienmakler und andere Nichtfinanzunternehmen 1 Gemeinsames Merkblatt der Länder der Bundesrepublik Deutschland 1 Dieses Merkblatt gilt nicht für Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen! Inhaltsverzeichnis A. Geldwäscheprävention Ein Thema für mich?!... 2 B. Risikomanagement... 4 I. Risikoanalyse ( 5 GwG)... 5 II. Interne Sicherungsmaßnahmen ( 6 und 7 GwG) Interne Grundsätze, Verfahren und Kontrollen Geldwäschebeauftragter und Stellvertreter Unterrichtung der Mitarbeiter Zuverlässigkeitsüberprüfung der Mitarbeiter Auslagerung interner Sicherungsmaßnahmen ( Outsourcing )... 6 C. Sorgfaltspflichten in Bezug auf Kunden... 7 I. Identifizierung, 10 Absatz 1 Nr. 1 GwG Wer ist zu identifizieren? ( 11 Absatz 1 GwG) Wann ist zu identifizieren? ( 11 Absätze 1 u. 2, 10 Absätze 3 u. 6 GwG) Wie ist zu identifizieren? ( 11 Absatz 4 und 8 Absatz 2 GwG)... 8 II. Wirtschaftlich Berechtigter ( 3 und 11 Absatz 5 GwG)... 9 III. Politisch exponierte Personen ( PEP ) D. Vereinfachte Sorgfaltspflichten ( 14 GwG) E. Verstärkte Sorgfaltspflichten ( 15 GwG) F. Aufzeichnung und Aufbewahrung ( 8 GwG) G. Verdachtsfälle und Meldepflichten ( 43 ff GwG) I. Meldepflicht ( 43 Absatz 1 GwG) II. Form der Meldung ( 45 Absatz 1 GwG) III. Konsequenzen einer Meldung ( 46, 47 Absatz 1 GwG) IV. Kontaktaufnahme mit der FIU H. Weitere Informationen (Stand: 19. Juli 2017) A. Geldwäscheprävention Ein Thema für mich?! Geldwäsche - das klingt nach organisiertem Verbrechen und internationaler Kriminalität im ganz großen Stil. Betroffen sind aber nicht nur weltweit agierende Konzerne, sondern auch regional tätige Betriebe. Rechtschaffene Unternehmen werden von Kriminellen nicht selten missbraucht, um Geld zu waschen. Diese versuchen dabei, Investitionen zu tätigen, mit denen illegal erworbene Gewinne aus schweren Straftaten so in den legalen Wirtschaftskreislauf eingeführt werden, dass die illegale Herkunft des Geldes nicht mehr nachvollzogen werden kann. Dagegen wendet sich das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten - Geldwäschegesetz (GwG) und verpflichtet in Deutschland tätige Wirtschaftsakteure, bei der Geldwäscheprävention aktiv mitzuwirken. Die mitwirkungspflichtigen Personen und Unternehmen werden daher auch Verpflichtete genannt. Versäumnisse bei der Geldwäscheprävention, zu der auch die Verhinderung von Terrorismusfinanzierung gehört, können für Unternehmen schwerwiegende Folgen haben. Der wirtschaftliche Schaden, den die Betroffenen im Geldwäschefall nicht selten erleiden, ist dabei nicht das einzige Problem. Für Pflichtverletzungen nach dem GwG, die keines direkten Bezugs zu einer Geldwäschestraftat bedürfen, können bei leichtfertigen oder vorsätzlichen Verstößen Bußgelder von bis zu Euro verhängt werden, je Einzelfall. Je nach Schwere des Verstoßes kann die Höhe des Bußgeldes sogar bis zu 5 Millionen Euro oder bis zu 10 % des Vorjahresumsatzes betragen. Daneben droht ein Imageverlust durch die im Geldwäschegesetz vorgesehene Veröffentlichungspflicht. Die Aufsichtsbehörden haben bestandskräftige Maßnahmen und unanfechtbare Bußgeldentscheidungen auf ihren Internetseiten für die Dauer von fünf Jahren bekanntzumachen. Hierbei werden Art und Umfang des Verstoßes sowie die für den Verstoß verantwortlichen Personen genannt. Daneben ermächtigt das Gesetz die Aufsichtsbehörden zu Maßnahmen und Anordnungen, um die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Pflichten sicherzustellen. Diese können im Verwaltungsverfahren auch durch empfindliche Zwangsgelder durchgesetzt werden. Typische Irrtümer in Bezug auf Geldwäsche Wir sind ein mittelständisches Unternehmen und in unserem Geschäftsfeld weit weg von internationaler Geldwäsche! Wir nehmen kein Bargeld und sind daher nicht gefährdet. Banktransaktionen sind eine sichere Sache gegen Geldwäsche! Geldwäscher sind ausschließlich auf schnelle, anonyme Geschäfte aus. Wir kennen unsere Kunden. Geldwäsche würde in unseren Prozessen auffallen! - 2 - Der Kreis der durch das GwG betroffenen Personen und Unternehmen ist groß. Eine genaue und abschließende Aufzählung findet sich in 2 Absatz 1 GwG. Im Nichtfinanzsektor sind u. a. Personen und Unternehmen folgender Berufsgruppen Verpflichtete nach dem GwG: Güterhändler (Personen, die gewerblich Güter veräußern, gleich auf wessen Namen oder Rechnung sie tätig sind) Finanzunternehmen im Sinne des 1 Absatz 3 des Kreditwesengesetzes (KWG) Versicherungsvermittler nach 59 des Versicherungsvertragsgesetzes, soweit sie Lebensversicherungen oder Unfallversicherungen mit Prämienrückgewähr vermitteln. Ausnahme: Versicherungsvermittler, die nach 34d Absatz 3 oder 4 der Gewerbeordnung von der Erlaubnispflicht befreit sind ( 2 Absatz 1 Nr. 8 GwG) Immobilienmakler, sofern sie gewerblich den Kauf oder Verkauf von Grundstücken oder grundstücksgleichen Rechten vermitteln Nicht verkammerte Rechtsbeistände und registrierte Personen gemäß 10 des Rechtsdienstleistungsgesetzes, bereits wenn sie für ihre Mandanten an der Planung und Durchführung bestimmter Geschäfte mitwirken, beispielsweise bei der Verwaltung von Geld, Immobilien oder Wertpapieren (beachten Sie bitte die unterschiedlichen Aufsichtszuständigkeiten in den Bundesländern) Dienstleister für Gesellschaften und Treuhandvermögen oder Treuhänder, wenn sie bestimmte Dienstleistungen erbringen (zum Beispiel Gründung von Vorratsgesellschaften oder das Bereitstellen eines Sitzes, einer Geschäfts-, Verwaltungs- oder Postadresse). Gehören Sie zu einer der betroffenen Personen- oder Berufsgruppen, sind Sie Verpflichteter nach dem GwG und Ihnen obliegen verschiedene Aufgaben, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Ihre Pflichten stützen sich auf drei Säulen: Geldwäscheprävention Risikomanagement Sorgfaltspflichten in Bezug auf Kunden Verdachtsmeldungen Geldwäschegesetz Was dies für Sie im Einzelnen bedeutet, erfahren Sie im Überblick auf den folgenden Seiten dieses Merkblatts. Weitere Informationen finden Sie in ergänzenden Merkblättern der Aufsichtsbehörden B. Risikomanagement Nicht alle Unternehmen brauchen die gleiche Risikovorsorge, um sich vor Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu schützen. Darum richten sich die gesetzlichen Anforderungen an den jeweiligen Gefahren aus. Bei einem höheren Geldwäscherisiko sind die Anforderungen an das Risikomanagement höher, bei niedrigerem Risiko geringer. Der Gesetzgeber verlangt von den nach dem GwG verpflichteten Personen und Unternehmen ein Risikomanagement, das aus zwei Teilen besteht: Einer von Ihnen vorzunehmenden Risikoanalyse und hierauf aufbauend den individuellen, unternehmensoder betriebsinternen Sicherungsmaßnahmen gegen Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Grundsätzlich gilt: Nur wenn Sie die Ihnen drohenden Risiken kennen, können Sie Ihr Unternehmen wirksam dagegen schützen. Die Verantwortung für das Risikomanagement trägt ein Mitglied der Leitungsebene Ihres Unternehmens, das ausdrücklich zu benennen ist. Diese Person muss sowohl die Risikoanalyse als auch Ihre internen Sicherungsmaßnahmen genehmigen. Risikomanagement = Risikoanalyse + Interne Sicherungsmaßnahmen Leitungsaufgabe! Für Unternehmensgruppen gelten besondere Vorschriften, unter anderem muss das Mutterunternehmen die Risikoanalyse für die gesamte Gruppe, das heißt für alle gruppenangehörigen Unternehmen, Zweigstellen und -niederlassungen durchführen. Interne Sicherungsmaßnahmen müssen gruppenweit einheitlich sein, der Geldwäschebeauftragte muss eine gruppenweite Strategie zur Verhinderung von Geldwäsche erstellen und es muss der Informationsaustausch innerhalb der Gruppe sichergestellt sein. Güterhändler sind nur dann verpflichtet, ein Risikomanagement einzurichten, wenn sie Barzahlungen von mindestens Euro tätigen oder entgegennehmen. Dies gilt bereits ab einem Barzahlungsgeschäft von mindestens Euro und auch bei aufgesplitteten Zahlungen im Rahmen einer Transaktion, die zusammen den Wert von Euro erreichen! In Fällen mit einem erhöhten Risiko werden die Sorgfaltspflichten (siehe Kapitel E) unabhängig von Schwellenwert und Zahlungsart ausgelöst. Daneben ist die Pflicht zur Abgabe einer Verdachtsmeldung (siehe Kapitel G) zu beachten. Um eine Verletzung der eigenen Aufsichtspflicht im Unternehmen ( 130 Ordnungswidrigkeitengesetz) zu vermeiden, müssen Sie Ihre Mitarbeiter über die Pflichten unterrichten und deren Einhaltung sicherstellen I. Risikoanalyse ( 5 GwG) Grundvoraussetzung für eine angemessene Prävention ist, dass sich das Unternehmen zunächst über sein individuelles Risiko Klarheit verschafft, indem es eine sorgfältige, vollständige und zweckmäßige Risikoanalyse erstellt, dokumentiert, regelmäßig prüft und aktualisiert. Dabei sind insbesondere folgende Risikofaktoren zu berücksichtigen: Kunden-/ Produkt-/ Dienstleistungs-/ Transaktions-/ Vertriebskanalrisiken geografische Risiken = Risikofaktoren! In Anlage 1 des GwG nennt der Gesetzgeber dazu Anzeichen und Faktoren für ein potenziell geringeres Risiko, in Anlage 2 für ein potenziell höheres Risiko. Die dort genannten Anzeichen müssen Sie bei Ihrer Risikoanalyse und bei den konkreten Sorgfaltspflichten (siehe Kapitel C) beachten. Darüber hinaus wird eine nationale Risikoanalyse weitere Fallkonstellationen enthalten, die Ihnen helfen, Ihr Risiko vor Geschäftsabschlüssen und Transaktionen besser einzuschätzen. Die Aufsichtsbehörde kann jederzeit von Ihnen verlangen, die Risikoanalyse vorzulegen. Unter engen Voraussetzungen können Sie bei der Aufsichtsbehörde den Antrag stellen, von der Pflicht befreit zu werden, die Risikoanalyse zu dokumentieren. II. Interne Sicherungsmaßnahmen ( 6 und 7 GwG) Ziel = Erkannte Risiken steuern und minimieren! Abgeleitet aus Ihrer Risikoanalyse müssen Sie bezogen auf Ihr Geschäft und auf Ihre Kunden organisatorische Maßnahmen schaffen, um angemessen auf die festgestellten Gefahren reagieren zu können. Die Maßnahmen müssen der jeweiligen Risikosituation entsprechen und diese hinreichend abdecken. 1. Interne Grundsätze, Verfahren und Kontrollen Legen sie genau fest, wer in Ihrem Unternehmen wann und wie die Vorgaben des Geldwäschegesetzes zu erfüllen hat. Geben Sie konkrete Handlungsanweisungen! Tipp: Erstellen Sie ein Geldwäschehandbuch. Legen Sie darin fest, wer in welchen Fällen die Identifizierungs- und Aufzeichnungspflichten wie zu erfüllen hat und wie mit außergewöhnlichen/ verdächtigen Sachverhalten und der Meldepflicht im Verdachtsfall umzugehen ist. Regeln Sie auch, wer die Einhaltung der Vorgaben in welchen Abständen kontrolliert und die Kontrolle dokumentiert. Dies kann Sie vor dem Vorwurf des Organisationsverschuldens schützen! - 5 - 2. Geldwäschebeauftragter und Stellvertreter Hinsichtlich der Bestellung eines Geldwäschebeauftragten gilt es zu unterscheiden: Die nach dem GwG verpflichteten Finanzunternehmen i. S. v. 1 Absatz 3 KWG haben eine dafür qualifizierte zuverlässige Person als Geldwäschebeauftragten auf Führungsebene und einen Stellvertreter zu bestellen und der Aufsichtsbehörde vorab anzuzeigen. Für alle übrigen Verpflichteten, die unter die Aufsicht der Länder fallen, kann die Aufsichtsbehörde die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten anordnen, wenn sie es für risikoangemessen hält. Für Güterhändler, die im Bereich hochwertiger Güter tätig sind, sieht das GwG vor, dass die Pflicht zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragten in der Regel behördlich angeordnet (Allgemeinverfügung) werden soll. 3. Unterrichtung der Mitarbeiter Alle Personen, die mit geldwäscherelevanten Geschäftsvorfällen in Kontakt kommen können, müssen neben den Pflichten des Geldwäschegesetzes und sonstigen Vorschriften (unter anderem Datenschutzbestimmungen, siehe 6 Absatz 2 Nr. 6 GwG) auch die gängigen Typologien und Methoden der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung kennen und über Änderungen laufend informiert werden. Tipp: Dokumentieren Sie, wen Sie wann, wie und mit welchen Inhalten unterrichtet haben. 4. Zuverlässigkeitsüberprüfung der Mitarbeiter Mitarbeiter, die mit geldwäscherelevanten Sachverhalten befasst sind, müssen Sie in geeigneter Weise auf ihre Zuverlässigkeit überprüfen. Hält sich Ihr Personal an das Geldwäschegesetz und Ihre internen Vorschriften? Werden Verdachtsfälle gemeldet? Beteiligt sich Ihr Personal an zweifelhaften Geschäften? Überprüfen Sie dies insbesondere durch Personalkontroll- oder Beurteilungssysteme. 5. Auslagerung interner Sicherungsmaßnahmen ( Outsourcing ) Unter bestimmten, in 6 Absatz 7 GwG genannten Voraussetzungen ist eine vertragliche Auslagerung auf einen Dritten (Dienstleister) möglich. Der Dritte ist mit Sorgfalt auszuwählen. Die Auslagerung müssen Sie Ihrer Aufsichtsbehörde vorab anzeigen. Die Verantwortung für die Sicherungsmaßnahmen und deren Durchführung bleibt stets bei Ihnen als Verpflichtete. Beachten Sie: Die Aufsichtsbehörde kann Anordnungen treffen, damit Sie die für Ihr Unternehmen erforderlichen internen Sicherungsmaßnahmen schaffen! - 6 - C. Sorgfaltspflichten in Bezug auf Kunden Know your customer Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kunden kennen! Es ist die zentrale Verpflichtung nach dem GwG, dass Sie wissen, mit wem Sie Geschäfte machen. Hierfür müssen Sie Ihren Kunden nicht nur identifizieren, sondern auch prüfen, ob die von ihm gemachten Angaben stimmen. Die von Ihnen einzuholenden Unterlagen müssen aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Im folgenden Abschnitt geht es daher im Wesentlichen um folgende Sorgfaltspflichten: (1) die Identifizierung des Vertragspartners und der ggf. auftretenden Person, (2) die Prüfung, ob die für den Vertragspartner auftretende Person hierzu berechtigt ist, (3) die Ermittlung und Identifizierung ( 11 Abs. 5 GwG) des wirtschaftlich Berechtigten, (4) die Feststellung, ob es sich bei dem Vertragspartner oder dem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person handelt und (5) die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung. Der konkrete Umfang dieser Kundensorgfaltspflichten muss dem jeweiligen Geldwäscherisiko in Bezug auf den Vertragspartner, die Geschäftsbeziehung oder die Transaktion entsprechen. Dies kann von der Aufsichtsbehörde geprüft werden. Sind Sie nicht in der Lage, die Sorgfaltspflichten (1) bis (5) zu erfüllen, dürfen Sie die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortsetzen bzw. die Transaktion nicht durchführen und bestehende Geschäftsbeziehungen müssen dann beendet werden. Ein Verstoß hiergegen kann mit einer Geldbuße geahndet werden. I. Identifizierung, 10 Absatz 1 Nr. 1 GwG 1. Wer ist zu identifizieren? ( 11 Absatz 1 GwG) Kunde (Vertragspartner) + + Für den Kunden auftretende Person Wirtschaftlich Berechtigter Als Verpflichteter haben Sie bei allen neuen Kunden den Vertragspartner, gegebenenfalls für diesen auftretende Personen (zum Beispiel ein Bote) und wirtschaftlich Berechtigte (siehe unten Abschnitt II.) zu identifizieren. Bei bereits bestehenden Geschäftsbeziehungen/Stammkunden müssen Sie risikoorientiert, insbesondere wenn sich maßgebliche Umstände beim Kunden ändern, die Angaben prüfen und gegebenenfalls eine Neuidentifizierung vornehmen ( 10 Absatz 3 Satz 2 und 3 GwG). 2. Wann ist zu identifizieren? ( 11 Absätze 1 u. 2, 10 Absätze 3 u. 6 GwG) Die Identifizierung muss vor Begründung der Geschäftsbeziehung beziehungsweise vor Durchführung der Transaktion erfolgen, das heißt beispielsweise vor Abschluss des Kauf- oder Versicherungsvertrages oder wenn Tatsachen vorliegen, die darauf hin deuten, dass es sich bei den Vermögenswerten, die im Zusammenhang mit der Transaktion oder Geschäftsbeziehung stehen, um den Gegenstand von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung handelt. Für Güterhändler und Immobilienmakler gibt es besondere Regelungen: Güterhändler müssen ihre Kunden nur dann identifizieren, wenn sie Barzahlungen über mindestens Euro tätigen oder entgegennehmen oder wenn die oben genannten Tatsachen vorliegen. Dies gilt auch, wenn kleinere, in Zusammenhang stehende Beträge zusammen diesen Wert erreichen. Immobilienmakler müssen Käufer und Verkäufer der Immobilie identifizieren, sobald der Vertragspartner des Maklervertrages ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Immobilienkaufvertrages äußert und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Das ist bspw. der Fall, wenn eine Reservierungsvereinbarung getroffen, ein Vorvertrag abgeschlossen oder eine Reservierungsgebühr an den Makler entrichtet worden ist. Weitere Details finden Sie im ergänzenden Merkblatt zu den Sorgfaltspflichten. Ausführlichere Informationen finden Sie auf den Internetseiten der Aufsichtsbehörden der Länder in ergänzenden Merkblättern. 3. Wie ist zu identifizieren? ( 11 Absatz 4 und 8 Absatz 2 GwG) Identifizieren = Daten erfassen, prüfen, dokumentieren und aufbewahren! Je nachdem, ob Ihr Vertragspartner eine natürliche oder juristische Person/ Personengesellschaft ist, müssen Sie unterschiedlich vorgehen: Natürliche Person (Privatperson oder Einzelunternehmen) Juristische Personen und Personengesellschaften (bspw. GmbH, OHG, KG, Ver- Gültiger amtlicher Ausweis (i.d.r. Personalausweis oder Reisepass) Auszug aus einem amtlichen Register oder Verzeichnis (i.d.r. Handelsregisterauszug) Kopien/ Ausdruck fertigen oder Scan/Foto abspeichern. Achten Sie darauf, dass Ihnen vorgelegte Dokumente tatsächlich der zu identifizierenden Person zuzuordnen sind; bei natürlichen Personen: Lichtbildausweis! Die Identifizierung muss grundsätzlich anhand eines gültigen Originaldokumentes erfolgen Ist dies nicht möglich, beispielsweise bei Geschäften über das Internet oder mit dem Ausland, sieht das Geldwäschegesetz alternative Möglichkeiten wie elektronische Identifizierungssysteme vor. Eine Ausweiskopie oder ein Scan per Mail genügt jedoch nicht, um die Identitätsprüfung zu erfüllen! Folgende Daten müssen Sie erheben ( 11 Absatz 4, 8 Absatz 2 GwG): Natürliche Person: Juristische Personen/ Personen(handels)gesellschaft: Vorname und Nachname Geburtsort und -datum Staatsangehörigkeit Wohnanschrift Art des Ausweises Ausweisnummer ausstellende Behörde Name und Bezeichnung der juristischen Person oder Gesellschaft mit Rechtsform (bspw. GmbH, AG, OHG) Registernummer (falls vorhanden) Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder der gesetzlichen Vertreter Sie haben nicht nur die Pflicht, sondern das Recht, vollständige Kopien der Dokumente und Unterlagen anzufertigen oder sie vollständig optisch digital zu erfassen. Kunden oder Vertragspartner müssen bei ihrer Identifizierung mitwirken und die nötigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung stellen sowie Änderungen anzeigen ( 11 Absatz 6 GwG). Liegen Ihnen Tatsachen vor, die den Verdacht begründen, dass Ihr Vertragspartner gegen seine Pflicht aus 11 Absatz 6 Satz 3 GwG verstößt, den wirtschaftlich Berechtigten zu offenbaren, löst dies die Pflicht zur Abgabe einer Verdachtsmeldung aus (Kapitel G). Die Durchführung der Sorgfaltspflicht der Kundenidentifizierung kann von Ihnen auch auf einen geeigneten Dritten übertragen werden. Die Voraussetzungen für eine solche Auslagerung können Sie ergänzenden Merkblättern entnehmen. Ebenso finden Sie dort weiterführende Informationen über Identifizierungsmöglichkeiten. II. Wirtschaftlich Berechtigter ( 3 und 11 Absatz 5 GwG) Wirtschaftlich Berechtigter ist die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner steht oder die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung begründet wird. Bei juristischen Personen zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten grundsätzlich jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält beziehungsweise der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt. Gerade bei juristischen Personen und Personengesellschaften kommt es häufig zu komplexen gesellschaftsrechtlichen Geflechten. Ist Ihr Vertragspartner eine juristi
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