Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen)

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Finanzdirektion Benutzerkonto-Service Online Hilfe: https://www.zuglogin.ch Helpdesk: Tel Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) Zu dieser Anleitung: Um die elektronischen Dienstleistungen
Finanzdirektion Benutzerkonto-Service Online Hilfe: https://www.zuglogin.ch Helpdesk: Tel Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) Zu dieser Anleitung: Um die elektronischen Dienstleistungen des Kantons, der Gemeinden und des Verwaltungsgerichts nutzen zu können, benötigt eine Firma ein Benutzerkonto auf «ZUGLOGIN». In dieser Anleitung wird erklärt, wie ein Benutzerkonto für eine Firma beantragt, aktiviert und benutzt werden kann. Kapitel enthält eine kurze Übersicht über die Vorteile und den Aufbau des Benutzerkontos für Firmen und die Voraussetzungen für dessen Benutzung. In Kapitel wird der Vorgang der Antragstellung und Aktivierung des Benutzerkontos der Firma e r- klärt. In Kapitel 3 wird erklärt, wie die bevollmächtigte Person, welche für die Verwaltung des Benutzerkontos der Firma zuständig, weitere Nutzerinnen und Nutzer erstellen, ändern und löschen kann. In Kapitel 4 wird erklärt, wie die Nutzerinnen und Nutzer der Firma ihr Benutzerkonto aktivieren. In den Kapiteln 5 und 6 werden Information zur Nutzung und den möglichen Einstellungen berei t- gestellt Weitere Online Hilfestellung: Ergänzend zu dieser Anleitung stehen Ihnen Videos zur Verfügung. Die Videos sind in den einzelnen Kapiteln verlinkt. Eine Übersicht über alle Videos finden Sie unter Youtube: Anleitungen Benutzerkonto des Kantons Zug Haben Sie Fragen? Im separaten Dokument «FAQ Antworten auf häufig gestellte Fragen» finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um das Benutzerkonto. Wird Ihre Frage in vorliegender Anleitung oder im FAQ nicht beantwortet, wenden Sie sich bitte an: Helpdesk (rund um die Uhr) Inland: International: Einheitstarif Festnetz Schweiz: max. Fr. 0.08/Min. Die Mobilfunk- und Auslandtarife können davon abweichen. Die Gespräche können aus Sicherheitsgründen und zu Ausbildungszwecken aufgezeichnet werden. Stand am 4. November 07 / V.3 Inhaltverzeichnis. Einleitung 3. Benutzerkonto der Firma beantragen und aktivieren 5.. Benutzerkonto beantragen 5.. Benutzerkonto aktivieren 8 3. Benutzerkonto der Firma verwalten 3.. Benutzerverwaltung einsehen 3.. Nutzerinnen und Nutzer erstellen 3.3. Nutzerinnen und Nutzer bearbeiten Nutzerinnen und Nutzer sperren und wieder aktivieren Nutzerinnen und Nutzer zurücksetzen Nutzerinnen und Nutzer löschen Bevollmächtigte Person anpassen Bevollmächtigte Person sperren und entsperren Postkonto erstellen und Wahl der Zustellart Benutzerkonto der Firma löschen 3 4. Benutzerkonto der Nutzerinnen und Nutzer aktivieren Benutzerkonto aktivieren 4 5. Anmelden und Abmelden Sprachwahl Hilfe Anmelden Anmelden mit Kundennummer, Passwort und Code Anmelden mit SuisseID Anwendungen (Desktop) Abmelden Einstellungen einsehen und ändern Persönliche Einstellungen Sprache der Benutzerkontomeldungen anpassen Sicherheitseinstellungen ändern Mobile-Nummer ändern Adresse ändern SuisseID hinterlegen und entfernen Passwort ändern Sicherheitsfragen ändern Letzte Aktivitäten Notsperrung und Entsperrung (durch Nutzerinnen und Nutzer) Benutzerkonto löschen (durch Nutzerinnen und Nutzer) 44 Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) /44 . Einleitung Profitieren Sie von der einfachen, schnellen und sicheren Art, die Verwaltungsgeschäfte Ihrer Firma elektronisch zu erledigen. Mit dem kostenlosen Benutzerkonto des Kantons Zug «ZUGLOGIN» erhält Ihre Firma, dort wo diese Dienstleistung angeboten wird, einen Online-Zugang zu den eigenen Verwaltungsgeschäften und -daten. Mit dem Benutzerkonto kann Ihre Firma Eingaben, die bisher eigenhändig unterzeichnet und per Post eingereicht werden mussten, vollständig elektronisch einreichen. Falls Sie dies wünschen, werden Ihrer Firma künftig auch Entscheide elektronisch zugestellt. Ein kostenloses Benutzerkonto können alle im Kanton Zug steuerpflichtigen juristischen Personen (Firmen) beantragen. Voraussetzung dafür ist, dass die Firma im Handelsregister eingetragen ist. Um ein Benutzerkonto eröffnen zu können, muss Ihre Firma eine bevollmächtigte Person bezeichnen, welche für die Verwaltung des Benutzerkontos zuständig ist. Pro Firma gibt es eine bevollmächtigte Person. Die bevollmächtigte Person kann nach erfolgter Aktivierung ihres Benutzerkontos weitere Nutzerinnen und Nutzer erstellen, ändern und löschen. Damit Verfügungen und Entscheide elektronisch zugestellt werden können, muss die bevollmächtigte Person ein Benutzerkonto mit dem Namen «Posteingang Firma» erstellen. Nur so ist gewährleistet, dass Verfügungen und Entscheide (z.b. bei Ferienabwesenheit oder Krankheit der bevollmächtigten Person oder der Nutzerin bzw. des Nutzers) abgeholt und intern an die zuständigen Personen weitergeleitet werden können. In obigem Beispiel ist Hans Muster die bevollmächtigte Person für das Benutzerkonto der Firma Müller AG. Als bevollmächtigte Person für das Benutzerkonto der Firma Müller AG hat er für zwei weitere Mitarbeitende der Müller AG, nämlich Peter Mustermann und Heidi Schmid, ein Benutzer- Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 3/44 konto eröffnet. Als bevollmächtigte Person ist Hans Muster für die Erstellung, Änderung und Löschung der Benutzerkonto von Peter Mustermann und Heidi Schmid verantwortlich. Nach erfolgter Aktivierung der Benutzerkonto können neben Hans Muster auch Peter Mustermann, und Heidi Schmid für Ihre Firma von den angebotenen elektronischen Dienstleistungen des Kantons, der Gemeinden und des Verwaltungsgerichts Gebrauch machen. Zudem kann die Behörde falls erwünscht elektronische Verfügungen und Entscheide an den fest vorgegeben Posteingang zustellen. Die im Benutzerkonto zur Verfügung stehenden elektronischen Dienstleistungen werden sukzess i- ve ausgebaut. Link Benutzerkonto des Kantons Zug: https://www.zuglogin.ch Achtung: Für natürliche Personen (Privatpersonen) existiert eine separate Anleitung. Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 4/44 . Benutzerkonto der Firma beantragen und aktivieren.. Benutzerkonto beantragen Link Video: Benutzerkonto beantragen Link Benutzerkonto des Kantons Zug: https://www.zuglogin.ch Um ein Benutzerkonto zu beantragen, müssen Sie auf https://www.zuglogin.ch das Antragsformular (PDF) ausfüllen, ausdrucken und unterzeichnen lassen und es anschliessend per Post an die angegebene Adresse einsenden. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf «Benutzerkonto beantragen». Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 5/44 Klicken Sie auf «Juristische Person». Geben Sie Ihre Unterneh- mens- Identifikationsnummer (UID) oder Steuernummer ein Geben Sie die erforderlichen Angaben im Abschnitt «Bevollmächtigte Person für das Benutzerkonto» ein. Die - Adresse wird für allfällige Rückfragen benötigt. 4 Geben Sie die erforderlichen Angaben im Abschnitt «Zeichnungsberechtigte gemäss Handelsregister» ein. Die zeichnungsberechtigten Vollmachtgeber müssen aus dem Handelsregister ersichtlich sein. 5 Wählen Sie die Zeichnungsart: Bei «Kollektivunterschrift zu zweien» geben Sie die Angaben für die «Zweite zeichnungsberechtigte Person» ein. 6 Durch Klick auf den Button «Antragsformular herunterladen» können Sie das Antragsformular (PDF) herunterladen. Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 6/44 Unterschrift Bevollmächtigte(r) Unterschrift Zeichnungsberechtigte(r) Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 7/44 Drucken Sie das Antragsformular aus und lassen Sie es von allen darin aufgeführten Personen u n- terschreiben (Zeichnungsberechtigte gemäss Handelsregister und bevollmächtigte Person für das Benutzerkonto). Dem Antragsformular ist zwingend eine Fotokopie des Passes oder der Identitätskarte aller im Formular aufgeführten Personen beizulegen. Senden Sie das unterzeichnete Antragsformular per Post an die auf dem Formular aufgedruckte Adresse. Anträge ohne Unterschrift, ohne Ausweiskopien, mit Änderungen, Ergänzungen etc. können nicht verarbeitet werden. Die bevollmächtigte Person wird per entsprechend informiert. Nach Versand des korrekt ausgefüllten Antragsformulars wird der für das Benutzerkonto bevollmächtigten Person die persönliche Kundennummer per B-Post an die Firmenadresse zugestellt. Das Initialpasswort wird der bevollmächtigten Person zeitversetzt mit eingeschriebenem Brief an die gleiche Adresse zugestellt. Sobald das Antragsformular seitens der Behörden erfasst worden ist, wird die Registrierungsseite gesperrt. Dadurch werden mehrfache Antragstellungen mit denselben Daten verunmöglicht... Benutzerkonto aktivieren Link Video: Benutzerkonto aktivieren Rufen Sie als bevollmächtigte Person die Anmeldeseite des Benutzerkontos via den Link https://www.zuglogin.ch auf. Die erstmalige Aktivierung erfolgt in folgenden fünf Schritten: Schritt : Kundennummer und Passwort eingeben 3 Geben Sie die achtstellige Kundennummer ein, welche Sie per B- Post erhalten haben. Geben Sie das achtstellige Initialpasswort ein, welches Sie per Einschreiben erhalten haben. 3 Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf «Login». Beachten Sie, dass die Aktivierung nur innert Monatsfrist nach Versand des B-Post Briefes, mit dem Sie die Kundennummer erhalten haben, möglich ist. Andernfalls müssen Sie einen neuen Antrag stellen. Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 8/44 Schritt : -Adresse erfassen: Geben Sie Ihre E- Mail-Adresse ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf «Weiter». Sie können den Aktivierungsvorgang mit dem Button «Abbrechen» jederzeit abbrechen und sich später auf https://www.zuglogin.ch wieder anmelden und die erforderlichen Eingaben vervollstä n- digen. Geben Sie den sechsstelligen Code ein, welcher an Ihre E-Adresse zugestellt worden ist. Bestätigen Sie mit einem Klick auf «Weiter» Schritt 3: Mobile-Nummer erfassen Geben Sie Ihre Mobile-Nummer im internationalen Format ein (Beispiel: ). Bestätigen Sie mit einem Klick auf «Weiter». Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 9/44 Geben Sie den Code ein, welchen Sie per SMS an Ihre Mobile- Nummer erhalten haben. Bestätigen Sie mit einem Klick auf «Weiter». Schritt 4: fünf Sicherheitsfragen beantworten Wählen Sie eine Sicherheitsfrage aus. Geben Sie Ihre Antwort ein Bestätigen Sie mit einem Klick auf «Weiter» 4 Der Vorgang wird fünfmal wiederholt, d.h. Sie müssen insgesamt fünf Sicherheitsfragen beantworten. Schritt 5: Passwort wechseln Bevor Sie das Initialpasswort durch ein persönliches Passwort ersetzen, wird Ihnen aus Siche r- heitsgründen ein Code per SMS an Ihre Mobile-Nummer zugestellt. Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 0/44 Geben Sie den Code ein, welchen Sie per SMS an ihre Mobile- Nummer erhalten haben. Bestätigen Sie mit einem Klick auf «Weiter». Geben Sie ein neues, persönliches Passwort ein. Wiederholen Sie Ihr neues Passwort. 3 3 Bestätigen Sie mit einem Klick auf «Weiter». Die Aktivierung des Benutzerkontos der Firma ist nun abgeschlossen. Es werden die für Ihre Firma freigeschalteten Anwendungen angezeigt. Sie erhalten zudem ein Bestätigungsmail, mit dem der erfolgreiche Abschluss des Aktivierungsvorgangs bestätigt wird. Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) /44 3. Benutzerkonto der Firma verwalten 3.. Benutzerverwaltung einsehen Um als bevollmächtigte Person die Benutzerverwaltung einzusehen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf «Benutzerkonto der Firma verwalten». Die Benutzerverwaltung wird geöffnet. 3 Es werden folgende Informationen angezeigt. Firmenname Informationen zur bevollmächtigten Person für das Benutzerkonto. 3 Auflistung der Nutzerinnen und Nutzer, welche neben der bevollmächtigten Person zur Nutzung des Benutzerkontos berechtigt sind. 3.. Nutzerinnen und Nutzer erstellen Wenn Sie als bevollmächtigte Person angemeldet sind, können Sie unter dem Menüpunkt «Benutzerkonto der Firma verwalten» Benutzerkonto für weitere Mitarbeitende erstellen, ändern und löschen. Dieser Menüpunkt steht nur der bevollmächtigten Person zur Verfügung. Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) /44 Klicken Sie auf «Benutzer erstellen» Geben Sie den Nachnamen und Vornamen ein. Geben Sie zudem die korrekte Anschrift ein: Strasse / Hausnummer / Postleitzahl / Ort / Land. 3 Wählen Sie das Geschlecht und tragen Sie das Geburtsdatum ein. 4 Wählen Sie die Sprache der Benutzerkontomeldungen aus. 5 Bestätigung Sie die gemachten Angaben mit einem Klick auf «Benutzer erstellen» Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 3/44 Das Benutzerkonto wurde erstellt. Übergeben Sie die Kundenummer und das Initialpasswort der berechtigten Nutzerin bzw. dem berechtigten Nutzer für die Aktivierung. Mit einem Klick auf «Weiter» gelangen Sie zurück zur Benutzerverwaltung. Die neue Nutzerinnen oder der neue Nutzer kann sich jetzt am System anmelden und das Benutzerkonto aktivieren. Der Aktivierungsvorgang wird in Kapitel 4. beschrieben Nutzerinnen und Nutzer bearbeiten Klicken Sie auf die Kundennummer der Nutzerin oder des Nutzers, den Sie bearbeiten wollen. Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 4/44 Nehmen Sie die gewünschte Änderung vor (z.b. Änderung der Strassennummer). Klicken Sie auf «Änderungen speichern» Nutzerinnen und Nutzer sperren und wieder aktivieren Als bevollmächtigte Person für das Benutzerkonto können Sie andere Nutzerinnen und Nutzer in der Benutzerverwaltung sperren. Eine gesperrte Nutzerinnen oder ein gesperrter Nutzer kann sich nicht mehr am Benutzerkonto anmelden. Um eine Nutzerinnen oder ein Nutzer zu sperren, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie beim Status des Benutzers, den Sie sperren möchten, auf «Aktiv». Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 5/44 Der Status wechselt auf «Gesperrt». Damit kann sich die gesperrte Nutzerinnen oder der gesperrte Nutzer nicht mehr am Benutzerkonto anmelden. Die bevollmächtigte Person für das Benutzerkonto kann ein gesperrtes Benutzerkonto auch wieder aktivieren. Zum Aktivieren muss der Status von «Gesperrt» auf «Aktiv» gesetzt werden Nutzerinnen und Nutzer zurücksetzen Die Funktion Nutzerin bzw. Nutzer zurücksetzen erlaubt es Ihnen, z.b. eine austretende Nutzerin oder einen austretenden Nutzer zu ersetzen, ohne die neue Nutzerin bzw. den neuen Nutzer in bestimmten Fachanwendungen erneut berechtigen zu müssen. Das heisst, alle spezifischen Rechte und Rollen in den freigeschalteten Anwendungen bleiben weiterhin mit der gleichen Kundennummer gekoppelt. Wählen Sie die Nutzerin oder den Nutzer aus, welche oder welchen Sie zurücksetzen möchten. Klicken Sie dazu auf das Symbol Bestätigen Sie mit einem Klick auf «OK». Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 6/44 Die Nutzerin bzw. der Nutzer wird zurückgesetzt. Übergeben Sie die Kundenummer und das Initialpasswort der neuen Nutzerin bzw. dem neuen Nutzer für die Aktivierung. Mit einem Klick auf «Weiter» gelangen Sie zurück zur Benutzernutzerverwaltung. Die neue Nutzerin bzw. der neue Nutzer muss das Benutzerkonto anschliessend erneut aktivieren. Der Aktivierungsvorgang wird in Kapitel 4. beschrieben Nutzerinnen und Nutzer löschen Als bevollmächtigte Person für das Benutzerkonto können Sie andere Nutzerinnen und Nutzer in der Benutzerverwaltung wie folgt löschen: Wählen Sie die zu löschende Nutzerin bzw. den zu löschenden Nutzer aus. Klicken Sie auf das Symbol Bestätigen Sie mit einem Klick auf «OK». Ein gelöschtes Benutzerkonto kann nicht wieder aktiviert werden, sondern muss gemäss Kapitel 3. vollständig neu erstellt werden. Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 7/44 3.7. Bevollmächtigte Person anpassen Nach erfolgter Aktivierung des Benutzerkontos kann sich die bevollmächtigte Person im Benutze r- konto selber mutieren, nicht aber die Firmendaten. Sie kann z.b. vor dem Austritt aus der Firma oder infolge der Übernahme anderer internen Aufgaben eine firmenintern bestimmte Nachfolgerin oder einen firmenintern bestimmten Nachfolger eintragen. Sollte die bevol lmächtigte Person nicht mehr in der Lage sein, das Benutzerkonto zu verwalten (z.b. Krankheit, Todesfall oder fristlose Kündigung), können die Zeichnungsberechtigten mit einem speziellen Antragsformular, welches beim Helpdesk erhältlich ist, einen manuellen Wechsel der bevollmächtigten Personen durch das Amt für Informatik und Organisation des Kantons Zug in Auftrag geben. Klicken Sie auf die Kundennummer der bevollmächtigten Person. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Bestätigen Sie mit einem Klick auf «Änderungen speichern». Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 8/44 3.8. Bevollmächtigte Person sperren und entsperren Wenn Sie als bevollmächtigte Person für das Benutzerkonto den Verdacht haben, dass Ihr Benutzerkonto durch Dritte missbraucht wird oder wenn Sie Opfer einer Cyber-Attacke wurden, so können Sie Ihr Benutzerkonto vorsorglich sperren lassen. Klicken Sie auf «Notsperrung». Klicken Sie «Benutzerkonto sperren», um Ihren Online-Zugang temporär zu sperren. 3 3 Zur Sicherheit müssen Sie nochmals mit OK bestätigen. Bei der Notsperrung wird nur das Benutzerkonto der bevollmächtigten Person gesperrt. Die übr i- gen Nutzerinnen und Nutzer der Firma sind nicht betroffen. Die Entsperrung ist nur mittels Anruf an unser Helpdesk ( ) möglich oder indem Sie sich via den Button «Benutzerkonto beantragen» ein neues Passwort per Post zustellen lassen Postkonto erstellen und Wahl der Zustellart Ihre Firma kann wählen ob Verfügungen und Entscheide elektronisch zugestellt werden sollen. Voraussetzung ist, dass die Behörde die elektronische Zustellung von Verfügungen und Entsche i- den anbietet. Dort wo die Behörde diese Dienstleistung anbietet, werden Ihnen Verfügungen un d Entscheide nur noch elektronisch zugestellt. Sie erhalten dann eine Abholeinladung an Ihre E -Mail- Adresse. Ab dem Zeitpunkt des Versands der Abholeinladung beginnt eine sieben -tägige Abholfrist. Sofern Sie die Verfügung bzw. den Entscheid innert dieser Frist nicht herunterladen, gilt die Verfügung bzw. der Entscheid als zugestellt (analog wie bei einem eingeschriebenen Brief). Die Zustimmung zur elektronischen Zustellung von Verfügungen und Entscheiden können Sie j e- derzeit widerrufen. Für Verfügungen und Entscheide, für die bereits eine Abholeinladung an Ihre E- Mail-Adresse versandt worden ist, ist ein Widerruf nicht mehr möglich. Damit Verfügungen und Entscheide elektronisch zugestellt werden können, muss die bevollmäc h- tigte Person in der aktuellen Zuglogin Version.3 manuell ein Benutzerkonto mit dem Namen «Posteingang Firma» für deren Postbüro erstellen und aktivieren. Nur so ist gewährleistet, dass Verfügungen und Entscheide (z.b. bei Ferienabwesenheit oder Krankheit der bevollmächtigten Person oder einer Nutzerin bzw. eines Nutzers) abgeholt und intern an die zuständigen Personen weitergeleitet werden können. Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 9/44 Wichtig: Die Erstellung erfolgt gemäss 3. Nutzerinnen und Nutzer erstellen. Der Nachname muss «Posteingang» heissen. Der Vorname muss dem Namen Ihrer Firma entsprechen! Die Aktivierung erfolgt gemäss 4. Benutzerkonto aktivieren. Das spezielle Benutzerkonto wird Ihnen unter der Liste der Nutzerinnen und Nutzer angezeigt. Vorgehen: Melden Sie sich im Zuglogin mit der Kundennummer der «Posteingang Firma» an. Klicken Sie auf «Ändern». Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) 0/44 Wenn Sie auf «Elektronisch: Über» klicken, müssen Sie eine Zustellplattform auswählen (Zu - stellplattform Incamail der Post oder Zustellplattform der Firma PrivaSphere). Eine Entscheidung s- hilfe finden Sie unter «https://www.benutzerkonto.ch/zustellart_de.html». Wählen Sie die gewünschte Zustellart und die entsprechende Zustellplattform aus Bestätigen Sie mit einem Klick auf «Weiter». Geben Sie den erhaltenen Code ein. Bestätigen Sie mit einem Klick auf «Weiter». Wenn Sie «Elektronisch über» gewählt haben, müssen Sie dieser Zustellart explizit zustimmen. Die Zustimmung ist notwendig, um die rechtsgültige elektronischen Zustellung garantieren zu kö n- nen. Weitere Informationen finden Sie unter «https://www.benutzerkonto.ch/egov_de.html». Bedienungsanleitung juristische Personen (Firmen) /44 Klicken Sie auf «Login bei IncaMail» bzw. «Login bei PrivaSpher
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