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1. CONVENIO SENA-REMINGTON GENERAR SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA Producir los documentos que se originen de las funciones…
  • 1. CONVENIO SENA-REMINGTON GENERAR SOLUCIONES ADMINISTRATIVAS TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente. CARLOS AUGUSTO RICO POR: HEIDY JOHANA LONDOÑO MUNERA JENNY ALEJANDRA ESPINOSA JAMES ALBERTO SUAREZ VASQUEZ
  • 2. INTRODUCCIÓN El presente trabajo es elaborado con el fin de explicar, comprender y mostrar las competencias adquiridas en nuestro proceso de formación, con el objetivo de definir los aspectos de origen, creación, diseño de formatos y documentos de acuerdo a la función propia de cada entidad o dependencia de una organización, teniendo en cuenta todas las normas vigentes estipuladas para cada documento.
  • 3. OBJETIVOS GENERALES: Con este trabajo se pretende que se logre entender de una manera clara y sencilla, todos los temas y contenidos que tiene que ver de una u otra manera con la gestión administrativa en la gestión documental, para así adquirir y destacar todos los conocimientos posibles sobre esta tecnología, además de destacar la importancia de dichos conocimientos que servirá dentro de las empresas u organizaciones, implementando varios tipos de métodos de trabajo para un buen desempeño laboral teniendo en cuenta los principio y valores, el buen uso de las herramientas.
  • 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ● Relacionar la gestión documental como una función muy importante para las empresas y tener los conceptos claros para ser eficaz y eficiente en el área de trabajo ● Determinar los criterios de la gestión documental para las organizaciones conforme a lo establecido teniendo en cuenta que los todos los puntos tratados. ● Aprender los conocimientos básicos de todo lo que veremos en este trabajo de investigación que fundamenten para el área de trabajo
  • 5. TABLA DE CONTENIDO: 1. SIGNOS DE PUNTUACIÓN... 1.1 LA COMA 1.2 EL PUNTO 1.3 SIGNO DE INTERROGACIÓN 1.4 SIGNO DE EXCLAMACIÓN 1.5 LA TILDE 2. CERTIFICADO... 2.1 CONCEPTO 2.2 PARTES 2.3 ESTRUCTURA 2.4 UTILIDAD 3. CONSTANCIA... 3.1 CONCEPTO 3.2 PARTES 3.3 ESTRUCTURA 3.4 UTILIDAD 4. EL TECLADO 5. ERGONOMIA (SECRETARIA)
  • 6. 1. SIGNOS DE PUNTUACIÓN. Los signos de puntuación son signos gráficos que hacemos aparecer en los escritos para marcar las pausas necesarias que le den el sentido y el significado adecuado. Reglas para el uso correcto de estos signos. 1.1 El punto (.): El punto separa oraciones autónomas. El punto y seguido: Separa oraciones dentro de un mismo párrafo. El punto y aparte: Señala el final de un párrafo. El punto y final: Señala el final de un texto o escrito. NOTA: Después de punto y aparte, y punto y seguido, la palabra que sigue se escribirá, siempre, con letra inicial mayúscula. EJEMPLOS 1.- Para señalar el final de una oración. Se acabaron las vacaciones. Ahora, a estudiar. 2.- Detrás de las abreviaturas. Sr. (señor), Ud. (usted), etc. 1.2 LA COMA (,): Marca una pausa breve en un enunciado. Para leer o hablar, sirve para organizar sintácticamente la frase. Se escribe pegada a la palabra o el signo que la precede y separada por un espacio de la palabra o el signo que la sigue Se utiliza en los casos siguientes: 1 Para separar los elementos de una enumeración. 2 En los incisos que interrumpen una oración, para aclarar o ampliar lo que se dice, o para mencionar el autor u obra citados. 3. Para separar elementos gramaticalmente equivalentes en un enunciado. EJEMPLOS:
  • 7. ● Viene a recoger el resto de sus cosas: la ropa, la pelota de baloncesto, la cámara, la caña de pescar y la Vespa. ● Todos los vecinos, incluido el del tercero, estaban por una vez de acuerdo. ● Toda Europa estaba presente: franceses, españoles, italianos, alemanes, portugueses, etc. 1.3 Los signos de interrogación (¿?): Delimitan enunciados interrogativos. En español es necesario utilizar el signo de apertura porque no tenemos marcas gramaticales que lo sustituyan. Nunca se deja un espacio después del signo de interrogación de apertura o antes del de cierre. Nunca se escribe punto detrás de los signos de interrogación. Ej.: ¿Qué tal estás? ● El signo final de interrogación entre paréntesis indica duda o ironía.00 ● Ej.: El Señor Botín es el director (?) del Banco de Santander. 1.4 Los signos de exclamación (¡!): Delimita enunciados exclamativos o interjecciones. Nunca se deja un espacio después del signo de exclamación de apertura o antes del de cierre. Ej.: ¡Hola! ¡Qué sorpresa! ● El signo final de exclamación entre paréntesis indica sorpresa o ironía. ● Ej.: Un señor de 70 años (!) ha sido el ganador del Maratón de Nueva York. 1.5 LA TILDE (´): Se conoce con el nombre de tilde al signo o símbolo que se utiliza en la escritura se para marcar la acentuación de las palabras en el caso de que sean esdrújulas o aguda (Es decir, que estén acentuadas en la primera silaba cuando la palabra tiene más de tres silabas o que estén acentuadas en la última silaba respectivamente). Las palabras graves (aquellas que están acentuadas en la primera silaba cuando es una palabra de dos o tres silabas o intermedias silaba cuando ti9ene más de tres silabas) por lo general no llevan tilde.
  • 8. 2. CERTIFICADO 2.1 CONCEPTO: Es un documento de carácter probatorio cuya veracidad no requiere juramentación. 2.2 PARTES: - Nombre de la entidad - Referencia (Certificaciones a la fecha) - Fecha - Cargo (De la persona que elabora el documento) - Certifica que… - Texto - Firma (De la persona que expide el documento) - Datos del transcriptor (La persona que digitó el documento)
  • 9. 2.3 ESTRUCTURA: 2.4 UTILIDAD: Este documento puede ser de carácter público, tales como el de matrimonio, nacimiento, domicilio, buena conducta, estudios, pago de impuestos, propiedad de bienes raíces, etc. Como también puede ser privado tales como los certificados de enfermedad suscritos por médicos no oficiales y los de trabajos librados por los empleadores a petición de los empleados, también está el certificado de buena conducta, debido a que se carece de antecedentes penales y por una vida alejada de vicios y desórdenes Existen varios tipos de certificados entre ellos están: el certificado digital, el personal, de persona jurídica, de pertenencia a empresa, de servidor de seguro, entre muchos otros. Los certificados pueden confirmar desde los resultados académicos, experiencia profesional en un determinado campo, la asistencia o participación de un acto, curso o jornada, la docencia, la adecuación a un objeto o
  • 10. una normal, integración a un grupo o jerarquía, conocimiento de lenguas extranjeras, estado mental o físico en que se encuentra una persona, etc. 3. CONSTANCIA 3.1 CONCEPTO: Es un documento público o privado de carácter obligatorio en el cual se indican hechos o sucesos del interesado. 3.2 PARTES: - Nombre de la entidad - Referencia (Certificaciones a la fecha) - Fecha - Cargo (De la persona que elabora el documento) - Certifica que… - Texto - Firma (De la persona que expide el documento) - Datos del transcriptor (La persona que digitó el documento)
  • 11. 3.3 ESTRUCTURA: 3.4 UTILIDAD: Se expide constancia de trabajo cuando se está elaborando; constancia de ingreso, cuándo uno es admitido a un centro de estudios, constancia de matrícula, luego que se ha efectuado este acto; constancia de vacante, cuando en una institución educativa existe vacante para matricular a un alumno(a), etc.
  • 12. 4. EL TECLADO Es un dispositivo o periférico de entrada, en parte inspirado en el teclado de las máquinas de escribir, que utiliza una disposición de botones o teclas, para que actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían información a la computadora. Después de las tarjetas perforadas y las cintas de papel, la interacción a través de los teclados, al estilo teletipo, se convirtió en el principal dispositivo de entrada para las computadoras. El teclado está dividido en cuatro bloques: 1. Bloque de funciones: va desde la tecla F1 a F12, en tres bloques de cuatro: de F1 a F4, de F5a F8 y de F9 a F12. Funcionan de acuerdo al programa o aplicación que esté abierto. Por ejemplo, en muchos programas al presionar la tecla F1 se accede a la ayuda asociada a ese programa. Además, a la izquierda de este bloque suele estar la tecla Esc. 2. Bloque alfanumérico: está ubicado en la parte inferior del bloque de funciones, contiene los números arábigos del 1 al 0 y el alfabeto organizado como en una máquina de escribir, además de algunas teclas especiales, como por ejemplo Tab ↹ (tabulador), ⇪ Bloq Mayús (Bloq Mayús), ⇧ Mayús (tecla Shift), Ctrl, ⊞ Win (tecla Windows), Alt, espaciador, Alt Gr, ↵ Entrar (tecla Enter, entrar o Intro). 3. Bloque especial: está ubicado a la derecha del bloque alfanumérico, contiene algunas teclas especiales como Impr Pant o PetSis, Bloq Despl, Pausa, Insert, Supr, Inicio, Fin, RePág, AvPág, y las flechas direccionales que permiten mover el punto de inserción en las cuatro direcciones (↑, ↓, ←, →).
  • 13. 4. Bloque numérico: está ubicado a la derecha del bloque especial, se activa al presionar la tecla Bloq Num , contiene los números arábigos organizados como en una calculadora con el fin de facilitar la digitación de cifras. Además, contiene el punto o coma decimal ., y los signos de las cuatro operaciones básicas: suma +, resta -, multiplicación * y división /; también contiene una tecla de Intro o ↵ Entrar.
  • 14. 5. ERGONOMÍA (SECRETARIA): La ergonomía es la disciplina que trata de reducir todos los riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores que el manejo de las máquinas pueda ocasionar, y hacerlas, en definitiva, más aptas, cómodas y naturales para su uso por las personas. Dado que pasamos un tercio de nuestra vida trabajando y que el uso del ordenador se hace casi imprescindible, resulta esencial tener en cuenta que: Una mayor comodidad redunda en una mejor calidad de vida y aumento del rendimiento laboral. Una buena organización del puesto de trabajo es importante no solo para disponer de una mejor visión global y mejorar la productividad sino para prevenir algunas lesiones. Los aspectos a considerar esencialmente son: Postura: El puesto de trabajo deberá tener una dimensión suficiente y estar acondicionado de tal manera que haya espacio para permitir los cambios de postura y movimientos de trabajo. Hay que evitar forzar la postura: ante todo, comodidad y buena postura para evitar la tensión muscular. Hombros relajados, codos a la altura del teclado del ordenador y próximos al cuerpo y muñecas rectas. Por ello, es conveniente ajustar bien también la silla e incluso la profundidad de asiento para poder apoyarse firmemente en el respaldo. La cabeza debe mantenerse erguida, la espalda correctamente apoyada y las piernas sin cruzar y con un ángulo superior a 90º respecto al tronco. Iluminación: Se trata de un aspecto imprescindible, ya que no sólo hay que tener suficiente luz, sino de contar con una iluminación equilibrada. Nunca a oscuras. Lo mejor es tener luz natural, pero de no ser posible, se deben evitar reflejos y excesivos contrastes. Lo ideal es tener una iluminación general y, otra, centrada en la tarea que se esté realizando para evitar deslumbramientos. Además, hay que tener en cuenta los colores de las paredes, techos y superficies de trabajo, ya que tampoco tienen que ser muy oscuros ni brillantes. La pantalla: La parte superior de la pantalla debe situarse al nivel de los ojos y a una distancia de entre 45-60 cm desde el borde anterior de la mesa.
  • 15. Conviene colocar un filtro protector para evitar deslumbramientos. De vez en cuando, se recomienda también mirar a alguna imagen a lo lejos y sobre todo, evitar acumular pausas de trabajo para conseguir una más larga. La pantalla debe permitir ajustar su contraste y luminosidad y orientarlo a gusto de cada empleado. Respecto a sus dimensiones, lo mínimo son 14 pulgadas y los caracteres tienen que tener como mínimo 7 x 9 pixeles. El teclado: Los codos deben mantenerse a la altura del teclado. De tenerlo muy alto se reacciona alzando los hombros, que terminarán provocando dolor de espalda, cuello y hombros. Por lo tanto, tiene que ser inclinable y con símbolos claramente identificables por el usuario. El ratón: El ratón resulta muy útil aunque un uso prolongado puede crear malestar en brazos y hombros. Manteniendo la muñeca recta, se recomienda utilizarlo lo más cerca posible del teclado y utilizarlo entre el pulgar y el anular y el meñique. El dedo índice y corazón deben descansar ligeramente.
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