Idee und Umsetzung Lars Lakomski. Version 1.7 & 2.7. Bedienungsanleitung IT-Team RheinMain

Please download to get full document.

View again

of 48
All materials on our website are shared by users. If you have any questions about copyright issues, please report us to resolve them. We are always happy to assist you.
Categories
Published
Idee und Umsetzung Lars Lakomski Version 1.7 & 2.7 Bedienungsanleitung Kapitel 1: Bistro-Cash ist neu installiert und wie geht es weiter? Kapitel 2: Der Menüpunkt Einstellungen ( Setup bei Version 1.x)
Idee und Umsetzung Lars Lakomski Version 1.7 & 2.7 Bedienungsanleitung Kapitel 1: Bistro-Cash ist neu installiert und wie geht es weiter? Kapitel 2: Der Menüpunkt Einstellungen ( Setup bei Version 1.x) Kapitel 3: Der Menüpunkt Datenmanager ( Daten bei Version 1.x) Kapitel 4: Der Menüpunkt Reportingseite Kapitel 5: Der Menüpunkt Tagesabschluss Kapitel 6: Übersicht der Funktionen der Hauptmaske Kapitel 7: Der Buchungsvorgang (Normal und Schnell) Kapitel 8: Rabatt, Stornierung, Direkt-Artikel und Tisch-Optionen Kapitel 9: Rechnung für einen Tisch erstellen Kapitel 10: Datensicherung und Einstellungen sichern Kapitel 11: Grafik oder Text für den Rechnungskopf Kapitel 12: Gutscheinerstellung und verwaltung (nur bei Version 2.x) Kapitel 13: Bewirtungsbeleg erstellen Kapitel 14: Mehrplatzbetrieb (Netzwerkeinrichtung) / PDA Nutzung Kapitel 15: Druckränder und Schnellausdruck einstellen Kapitel 16: Bistro-Cash und Windows 7 Die meisten Themen werden auch in dem Präsentations-Video behandelt. Sie finden das Video auf der Installations-CD im Ordner Handbücher\Schulungsvideo. Einfach die Videodatei Bistro-Demo per Doppelklick starten. Alternativ starten Sie das Video aus dem CD-Menü über den Menüpunkt Präsentation. Im Verzeichnis Bondrucker_Treiber auf der CD, finden Sie für einige Bondrucker passende Windows Treiber. Wenn Sie einen Bondrucker nutzen möchten, den Sie über einen USB Anschluss mit Ihrem PC verbunden haben, dann installieren Sie zuerst den Druckertreiber und anschließend verbinden Sie den Bondrucker mit Ihrem Computer. Wenn Sie noch Fragen oder Anregungen haben, stehen wir Ihnen entweder per oder per Telefon sehr gerne zur Verfügung. 1. Bistro-Cash ist neu installiert und wie geht es weiter? Als ersten Schritt sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche Speise- und Getränkekategorien Sie für Ihr Lokal benötigen. Das Programm ist nach einer Neuinstallation mit den folgenden Standardwerten ausgestattet. Zum Ändern klicken Sie bitte auf den Menüpunkt Einstellungen. Das benötigte Passwort lautet bistro, das können Sie jederzeit über den Menüpunkt Datenmanager ganz leicht ändern. Die voreingestellten Kategorien stellen nur ein Beispiel dar. Sie können mit diesen Vorgaben arbeiten, aber natürlich können Sie auch jederzeit diese Einstellung auf Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Es ist sehr zu empfehlen sich gleich am Anfang auf eine sinnvolle Benennung der Kategorien zu einigen. Die Kategorie Beilagen ist in das Kassenprogramm fest integriert. Diese Kategorie hängt automatisch an der ersten Kategorie, egal welche Bezeichnung sie auch haben mag. Sie können diese einmal vorgenommene Einstellung jederzeit wieder ändern, ohne dass Sie Ihr System neu installieren müssen. Bei einer Änderung im laufenden Betrieb gilt es nur zu beachten, dass die Statistik-Reportings, wie zum Beispiel Top- und Flop-Liste der Produkte, sich immer nur auf die aktuell angelegten Kategorien beziehen. Auf die eigentliche Funktionalität des Kassenprogramms hat das keinen Einfluss. Natürlich werden die schon angelegten Artikel bei einer Änderung im laufenden Betrieb entsprechend Ihrer neuen Kategoriebezeichnung automatisch abgeändert und angepasst. Zum Ändern der Kategorienamen rufen Sie die Option Einstellungen auf, danach klicken Sie auf den Button Kategorienamen anzeigen/ändern. Das sieht dann wie folgt aus: Jetzt können Sie Ihre gewünschte Änderung vornehmen. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie abschließend auf Kategorienamen speichern. Wenn Sie jetzt wieder auf die Hauptmaske wechseln, können Sie Ihre Änderungen sofort erkennen. 2. Der Menüpunkt Einstellungen Nachdem Sie Ihre Speise- und Getränkekategorien erfolgreich eingerichtet haben, kommen wir jetzt zum Thema Einrichten der Drucker. Der Rechnungsausdruck ist für die Ausgabegröße A5 und Bon mm optimiert. Sie müssen nur einmal jedem Druckertype einen entsprechenden Drucker zuordnen, anschließend nutzt das Programm Ihre Vorgaben und leitet die Ausdrucke automatisch an die entsprechenden Drucker um. Bei Ausdrucken, die ein anderes Papierformat benötigen (Tagesabschluss etc.), gibt Ihnen das Programm beim Ausführen des Druckauftrages automatisch einen entsprechenden Hinweis. Beim Laufzetteldrucker bedeutet die Einstellung Kein Drucker ein Abschalten der Funktion! Wenn Sie die Drucker zuordnen möchten, können Sie das wie folgt machen: Klicken Sie einfach auf den Tabreiter Drucker, dann auf den gewünschten Druckertype und im darauf folgenden Fenster wählen Sie abschließend den gewünschten Drucker aus. Wenn Sie beim Ausdrucken auf Ihrem Bondrucker kein optimales Ergebnis erhalten, kann das an den Randeinstellungen liegen, diese können von Hersteller zu Hersteller sehr unterschiedlich sein. Mit Druckränder anzeigen/ändern haben Sie die Möglichkeit die Ausdruckqualität zu verbessern, dazu passen Sie einfach schrittweise die Randeinstellungen solange an, bis das Ergebnis Ihren Anforderungen oder den technischen Möglichkeiten Ihres Bondruckers entspricht. Die Randeinstellung hat keine Auswirkung, wenn der Schnellausdruck eingeschaltet ist. Mit den Laufzetteleinstellungen haben Sie die Möglichkeit die Schriftgröße anzupassen. Die Funktion Pro Kategorie einen Bon drucken ermöglicht es Ihnen, pro Kategorie einen von 3 möglichen Bondruckern einzustellen. So können Sie die Speisen auf einem Bondrucker in der Küche ausdrucken und die Getränke auf einem Bondrucker in der Nähe der Theke. Einmal eingestellt funktioniert diese Verteilung der Ausdrucke automatisch im Hintergrund. Die Option Alles auf einen Bon drucken hebt diese automatische Ausdruckverteilung auf. Wenn der Schnellausdruck auch für den Laufzettelausdruck genutzt wird, dann stehen Ihnen nur zwei unterschiedliche Schriftgrößen zur Verfügung. Mittels der Funktion Kassenschublade können Sie eine an Ihrem Bondrucker angeschlossene Kassenschublade automatisch öffnen lassen. Wann das Öffnungssignal gesendet wird, können Sie über das folgende Fenster jederzeit einstellen. Das automatische Öffnen einer Kassenschublade funktioniert nur, wenn die Kassenlade direkt am Bondrucker an dem dafür vorgesehenen Port angeschlossen ist. Sollte die Kassenlade sich trotzt des richtigen Anschlusses und der entsprechenden Einstellung nicht automatisch öffnen, dann kann es sein, dass der Bondrucker einen anderen Befehl zum Öffnen benötigt. In diesem Fall nehmen Sie bitte Kontakt mit uns Kontakt auf. Was bedeutet Schnellausdruck? Bistro-Cash kann Bonausdrucke in zwei unterschiedlichen Formaten erstellen. Der automatisch voreingestellte Schnellausdruck, ist besonders für Thermotransfer Bondrucker geeignet, da der Schnellausdruck die Druckerleistung optimal nutzt. Nur wenn Sie Probleme mit dem Ausdruck aus Bistro-Cash mit Ihrem Bondrucker haben, sollten Sie den Schnellausdruck abschalten. Der Schnellausdruck funktioniert nur mit Bondruckern und nicht mit normalen Druckern. Der Schnellausdruck ist für Bondrucker der Hersteller Samsung (Bixolon) und Epson optimiert, in der Regel funktioniert er aber auch mit allen anderen kompatiblen Bondruckern ohne Probleme. Beachten Sie bitte, dass wenn Sie im Schnellausdruck Grafiklogos auf Ihrem Rechnungsbeleg haben möchten, dass diese Grafik zuvor in den Bondrucker geladen werden muss. In Kapitel 11 wird dieses Thema ausführlicher beschrieben. Das Format Ihrer Rechnung ist entweder Bon oder A5. Ändern können Sie das unter dem Tabreiter Optische Anpassungen mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche. oder Als Nächstes können Sie Ihre aktuell gültige Steuernummer eintragen. Gehen Sie dazu auf den Tabreiter Optische Anpassungen und klicken Sie auf USt-ID-Nummer anzeigen/ändern, jetzt tragen Sie bitte Ihre Steuernummer ein, abschließend klicken Sie auf USt-IdNr. speichern, damit ist jetzt für alle Ausdrucke Ihre aktuelle Steuernummer verfügbar. Diese Steuernummer erscheint unabhängig von Ihrem eingestelltem Rechnungsformat und dem eingestelltem Rechnungslogo auf jeder Ihrer Rechnungen bzw. jedem Tagesabschluss. Wenn Sie den Text, der auf Ihren Bon-Rechnung erscheint, anpassen möchten, nutzen Sie die beiden folgenden Funktionen. Beide finden Sie unter Optische Anpassungen. Sie können einen Text mit beliebig vielen Zeilen eingeben, Bistro-Cash fügt diese automatisch bei jeder Rechnungserstellung, im Format Bon-Rolle, dem Dokument bei. Wenn das eingestellte Rechnungsformat A5 ist, wird allerdings nur der Fußnotentext eingesetzt. Als Überschrift kommt in diesem Fall automatisch die eingestellte Grafik zum Einsatz. Mehr dazu in Kapitel 11. Wenn Ihr Drucker keinen Duplikationsdruck, also automatisch ein Dokument 2-mal ausdrucken kann, Sie das aber benötigen, nutzen Sie einfach die folgende Funktion, die Sie unter dem Tabreiter Funktionen und Optionen finden. Es folgt die Option Kategoriezuordnung anzeigen/ändern. Diese Einstellung wirkt sich nur beim Buchen auf einem der Außer-Haus-Plätze aus. Diese Funktion versetzt Sie in die Lage, ohne viele zusätzlichen Abfragen oder doppeltem Anlegen von Artikeln eine Rechnung mit gemischter MwSt. zu erstellen. Durch eine entsprechende Zuordnung wählt das Programm automatisch die richtige MwSt. für den gebuchten Artikel. Es gibt auch die Möglichkeit eine Kategorie nicht fest an eine MwSt. zu binden. Bei der Zuordnung Unterschiedlich erfolgt eine automatische Abfrage der MwSt. beim Buchungsvorgang auf einen Außer-Haus-Platz. Im dem jetzt erscheinenden Fenster können Sie Ihre Artikelkategorien entsprechend Ihren Vorgaben zuordnen. Dabei unterscheidet das Programm bei den Optionen wie folgt: Option 1: Buchung auf Außer-Haus mit Zuordnung Reduzierte-MwSt = automatisch reduzierte MwSt. Option 2: Buchung auf Außer-Haus mit Zuordnung Volle-MwSt = automatisch volle MwSt. Option 3: Buchung auf Außer-Haus mit Zuordnung Unterschiedlich = Abfrage der MwSt. Unter dem Tabreiter Sonstiges finden Sie die Option Datensicherung anzeigen/ändern. In diesem Order wird bei jedem Beenden von Bistro-Cash eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank, Tagesabrechnungen und Tischrechnungen erstellt. Diesen Ordner sollten Sie in Ihre tägliche Datensicherung unbedingt mit einbeziehen. Mittels dieser Datensicherung können Sie im Fall eines Rechnerproblems die Datenstruktur jederzeit wiederherstellen. Wenn Sie den Pfad ändern möchten, klicken Sie auf Sicherungsort neu auswählen. Ihre anschließende Auswahl wird automatisch gespeichert. Unter dem Tabreiter Funktionen und Optionen finden Sie Happy Hour anzeigen/ändern. Diese Option funktioniert wie folgt: Ein- und Ausschalten lässt sich die Happy-Hour-Funktion über den Prozentwert. Zum Deaktivieren der Funktion genügt es den Prozentwert auf 0 zu stellen. Ob die Happy-Hour-Funktion aktiv ist oder nicht, sehen Sie in der Hauptmaske rechts oben in der blauen Titelleiste. Wenn die Funktion aktiv ist, können Sie dort ablesen, von wann bis wann die Happy Hour geht und mit welchem Prozentsatz dem Gast ein Rabatt gewährt wird. Innerhalb dieser Happy Hour wird automatisch beim Einbuchen von Artikeln aus einer der aktivierten Kategorien der eingetragene Rabattwert abgezogen. Zusätzlich erscheint ein kleiner Stern rechts unten neben der Uhrzeit, wenn Bistro-Cash sich aktuell in der Happy Hour befindet. Zu beachten gilt es, dass Sie keine tagesüberschreitende Uhrzeit eintragen können. Zum Beispiel 23:00 Uhr bis 01:00 Uhr am nächsten Tag. Gültig ist nur 23:00 Uhr bis 23:59 Uhr oder 00:00 Uhr bis 01:00 Uhr, das Programm fängt eine solche Falscheingabe aber auch automatisch ab. Um die Sortierungsreihenfolge Ihrer Artikel zu verändern stellt Ihnen Bistro-Cash drei Möglichkeiten zur Verfügung. Das Kassenprogramm sortiert die Artikel entweder nach dem Alphabet, nach der Reihenfolge Ihrer Eingabe oder zeigt die Artikel nach Ihrer persönlichen Zuordnung an. Um die Sortierung umzuschalten, gehen Sie auf den Tabreiter Funktionen und Optionen und klicken Sie auf die folgende Schaltfläche. Anschließend erscheint das folgende Fenster. Hier können Sie zwischen den zur Verfügung stehenden Artikelsortierungen jederzeit umschalten. Wählen Sie die gewünschten Artikel immer mit einem Mausklick aus. Da jede Änderung direkt in die Datenbank übernommen wird, sollten Sie nicht mit dem Mausrad durch die Artikelliste Scrollen, sondern jeden gewünschten Artikel mit einem Mausklick auswählen. Ansonsten kann das eventuell schon zugeordnete Artikel wieder Freistellen. Wenn Sie auf Ihrem Bonausdruck auch den Einzelpreis von einem Artikel mit ausdrucken möchten, nutzen Sie unter Funktionen und Optionen die folgende Schaltfläche. Das Abschalten der Optionen Bedienungsabfrage und Beilagenabfrage kann Ihnen etwas Zeit sparen, wenn zu einem bestimmten Zeitpunkt das Kassensystem nur von einer Person bedient wird bzw. keine Beilagenabfrage erwünscht oder benötigt wird. Alle Einstellungen werden über das Ende des Programms hinaus gespeichert und sind auch nach einem Neustart der Kassensoftware wieder ein- bzw. ausgeschaltet. Mit der Option Virtuelle Tastatur gibt es die Möglichkeit für die Passworteingabe eine kleine Tastatur mit anzeigen zu lassen. Dadurch muss nicht immer eine normale Tastatur hervorgeholt werden, wenn Sie nur mal einen Blick z.b. auf die Reportingseite werfen möchten. Wenn die Option eingeschaltet ist, sieht es wie folgt aus: Wenn Sie am Ende auf der Rechnung keine Gruppierung nach Artikelnamen haben möchten, sondern der Beleg genauso aussehen soll, wie die Artikel eingebucht worden sind, dann schalten Sie das über die folgende Schaltfläche einfach ab. Als letzte Einstellung müssen Sie jetzt noch eine eigene Tischanordnung eintragen. Dazu rufen Sie über den Tabreiter Tischanordnung die Option Tischanordnung 1 anzeigen/ändern auf. Sie sollten dann ein ähnliches Fenster auf Ihrem Desktop erkennen können. Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit, nach eigenem Belieben eine von zwei möglichen Tischanordnungen anzulegen. Um die Tischanordnung anzupassen, klicken Sie auf den Button Ändern. Jetzt können Sie Tische hinzufügen und beliebig im Raum platzieren. Abschließend klicken Sie auf Speichern, um die Änderung endgültig festzulegen. Sie können auf Wunsch auch ein eigenes Bild als Hintergrund auswählen. Dazu klicken Sie auf den Button Hintergrundbild auswählen und wählen anschließend das gewünschte Bild aus. Während des normalen Betriebs, können Sie in der Tischauswahl über die beiden Schaltflächen Raum 1 und Raum 2 jederzeit zwischen Ihren beiden Räumlichkeiten umschalten. Eine weitere wichtige Einstellung in Bistro-Cash ist das Einrichten der Passwörter. Bistro-Cash unterscheidet drei Bereiche, die jeweils mit einem gesonderten Passwort geschützt werden können. Das Masterpasswort gilt in diesem Fall als Überpasswort, welches alle Bereiche zugänglich macht, während die anderen beiden Passwörter nur Zugang zum jeweiligen Bereich ermöglichen. Ab Werk ist das Passwort bistro voreingestellt. Beim Passwort (Eingabestorno) gibt es die besondere Möglichkeit, das Passwort durch eine Leereingabe abzuschalten. Passwort ändern: Aufrufen Wählen Sie das zu ändernde Passwort mit einem Klick aus. Tragen Sie jetzt die benötigten Informationen in die entsprechenden Textfelder ein und wählen Sie abschließend Passwort speichern aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang so lange, bis Sie alle Passwörter angepasst haben. Auf diese Art und Weise können Sie jederzeit sehr einfach die benötigten Passwörter in der Software Bistro-Cash anpassen. Des Weiteren gibt es die Möglichkeit die aktuelle Tagesumsatzanzeige von der Startmaske mit einem Klick zu deaktivieren. Wenn Sie möchten, dass auf der Rechnung ein Vermerk für die Zahlungsart auftaucht, schalten Sie die folgende Funktion ein. Wenn die Funktion eingeschaltet ist, bekommen Sie bei jeder Rechnungserstellung die Auswahl entsprechend mit angezeigt. Ohne diese Abfrage werden alle Umsätze automatisch auf Bar gebucht und auf der Rechnung erscheint kein Zahlungsartvermerk. Im Reportingbereich gibt es speziell dafür eine Abfrage, die Ihnen jederzeit die Umsatzverteilung auf die entsprechenden Zahlungsarten anzeigt. Unter Einstellungen - Optische Anpassungen, können die Bezeichnungen der Zahlungsarten an Ihre Anforderungen jederzeit anpasst werden. 3. Der Menüpunkt Datenmanager Starten Sie jetzt den Datenmanager von der Hauptmaske aus und erschrecken Sie nicht wegen der vielen Buttons, die Sie jetzt zu sehen bekommen. Das sieht komplizierter aus, als es wirklich ist. Die Zahlen unter dem Wort Verfügbar zeigen Ihnen an, wie viel Speicherplätze noch für neue Artikel in der entsprechenden Kategorie zur Verfügung stehen. Nun beginnen wir mit der Eingabe eines neuen Artikels: Sie brauchen dazu nur auf die gewünschte Kategorie klicken, danach geht es in dem farblich hervorgehobenen Rahmen weiter. Dort tragen Sie die gewünschte Information ein. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie abschließend auf den Button Speichern. Sollten Sie die Artikelsortierung per Zuordnung eingestellt haben, müssen Sie alle neu angelegten Artikel anschließend noch über die Einstellung Artikelsortierung einem Speicherplatz zuordnen. Solange das nicht gemacht ist, taucht der Artikel nicht in Ihrer Buchungsauswahl auf. Wenn Sie einen bereits gespeicherten Artikel ändern oder löschen möchten, dann wählen Sie diesen mit einem Doppelklick auf das graue kleine Kästchen vor der Bezeichnung aus. Anschließend nehmen Sie die gewünschte Änderung oder Löschung des Artikels vor. Im unteren Bereich des Datenmanagers finden Sie die Möglichkeit Mitarbeiter hinzuzufügen und bei Bedarf wieder aus der Datenbank zu löschen. Sie können maximal 20 Mitarbeiter gleichzeitig in der Datenbank verwalten. Wenn Sie die maximal zulässige Menge erreicht haben, wird der Button Hinzufügen inaktiv; erst nachdem Sie einen Mitarbeiter aus der Datenbank gelöscht haben, ist der Button wieder aktiv. Die Schloss-ID wird nur benötigt, wenn das optional erhältliche elektronische Bedienungsschloss zum Einsatz kommt. Rechts davon erkennen Sie die Möglichkeit, mit der Sie die MwSt. verwalten können. Wenn Sie hier die MwSt. ändern, wird das automatisch im ganzen Programm übernommen. Ganz rechts unten sehen Sie jetzt noch die Datenbankauswahl. Das ist nur dann für Sie interessant, wenn Sie einen Mehrplatzbetrieb anstreben. Im Kapitel 14 wird auf dieses Thema genauer eingegangen. Jetzt kennen Sie alle wichtigen Verwaltungsoptionen von Bistro-Cash und sind in der Lage Bistro-Cash entsprechend Ihren Anforderungen optimal einzustellen. Sie sind jetzt auch bereit mit dem Kassenprogramm erste Buchungen vorzunehmen. Sie brauchen sich um diese Testdaten keine Sorgen zu machen, weil Sie über das Bistro-Cash Kontrollsystem jederzeit Ihre Datenbank wieder auf null und somit auf Start stellen können. Bei diesem Vorgang werden auch die erstellten Tagesabrechnungen und Tischrechnungen automatisch mit gelöscht. Das ist nötig, damit Sie kein Durcheinander bei Ihren Umsatzdaten bekommen. Wenn Sie erst einmal Daten in das Programm Bistro-Cash eingegeben haben, können Sie über die folgenden Funktionen Ihre Daten im Preis anpassen, Ihre Artikeldaten anzeigen oder aber in eine CSV-Datei exportieren oder importieren. Massenpreisänderung: Um die Preise Ihrer Artikel etwas schneller und effektiver anzupassen als Artikel für Artikel, gibt es die Funktion Massenpreisänderung in Bistro-Cash. Sie können entweder die Preise automatisch oder manuell anpassen. Die Änderung kann sich auf alle Artikel aus allen Kategorien oder auch nur auf eine bestimmte Kategorie auswirken. Sie können auch wählen, ob die automatische Preisanpassung prozentual oder als absoluter Wert erfolgt. Wenn Sie manuell gewählt haben, dann klicken Sie danach auf den zu ändernden Preis. Wiederholen Sie diesen Vorgang so lange, bis Sie alle Änderungen vorgenommen haben, danach wählen Sie Preisänderung durchführen. Erst jetzt wird die Änderung in die Datenbank fest übernommen. Artikelliste anzeigen: Wie es die Überschrift schon verrät, sehen Sie mittels dieser Funktion alle bisher angelegten Artikel aus der Bistro-Cash Datenbank. Per Mausklick können Sie diese Artikelliste in die PC Zwischenablage kopieren, um sie anschließend zum Beispie
We Need Your Support
Thank you for visiting our website and your interest in our free products and services. We are nonprofit website to share and download documents. To the running of this website, we need your help to support us.

Thanks to everyone for your continued support.

No, Thanks