Q & A für die ordentliche Generalversammlung PDF

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Q & A für die rdentliche Generalversammlung Generalversammlung allgemein Wann, w? Beginn der Generalversammlung? Was geschieht, wenn ich zu spät kmmen sllte?
Q & A für die rdentliche Generalversammlung Generalversammlung allgemein Wann, w? Beginn der Generalversammlung? Was geschieht, wenn ich zu spät kmmen sllte? Dauer der Generalversammlung? In welcher Sprache wird die Generalversammlung abgehalten? Welche Publikatinen werden den Aktinären zur Verfügung gestellt? Wie kann ich Publikatinen bestellen? Wer kann an der Generalversammlung teilnehmen? Bekmme ich eine Einladung? Kann ich jemanden mitnehmen? Kann ich als Gast der Begleitpersn an der Generalversammlung teilnehmen? Ich kann meine Eintrittskarte nicht finden, w kann ich mich melden? Ich habe keine Eintrittskarte erhalten, w kann ich mich melden? Die Anzahl der erwähnten Aktien stimmt nicht, wer kann mir Auskunft geben? Welches ist der Stichtag für die Stimmberechtigung an der Generalversammlung? Ich habe nach Erhalt der Eintrittskarte und der Stimmunterlagen Aktien verkauft. Sind diese Unterlagen nch gültig? Ich habe wenige Tage vr der Generalversammlung Aktien gekauft. Bin ich für diese stimmberechtigt? Kann ich die Eintrittskarte und die Stimmunterlagen am Tag der Generalversammlung abhlen? W muss ich mich melden, wenn ich an der Generalversammlung zu einem Antragsgeschäft sprechen möchte? Wird eine Verpflegung fferiert? Wem muss ich Adressänderungen melden? Vllmacht / Vertretung Durch wen kann ich mich an der Generalversammlung vertreten lassen? Kann mein Ehepartner an meiner Stelle an die Generalversammlung gehen? Was bedeutet unabhängiger Stimmrechtsvertreter? Kann ich mich durch meine Deptbank der die Swisscm AG (Organvertreter) vertreten lassen? In welcher Frm kann ich die Vllmacht und die Weisungen erteilen? Wie kann ich schriftlich eine Vllmacht erteilen? Wies liegt nur ein Rückantwrtcuvert an Cmputershare Schweiz AG bei und nicht zusätzlich eines an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter? Wer ist Cmputershare Schweiz AG? Wies ist mein Zugang zum Aktinärsprtal Sherpany gesperrt? An wen kann ich mich bei Fragen zur elektrnischen Fernabstimmung wenden? Welche Vrteile bringt mir das Aktinärsprtal? /13 2.12 Kann ich mich auf dem Aktinärsprtal auch wieder abmelden? An wen werden die Stimmweisungen weitergeleitet? Werden auf dem Aktinärsprtal sensitive Daten gespeichert?. Fehler! Textmarke nicht definiert Welche Sicherheitsstandards besitzt Cmputershare Schweiz AG, um die Daten zu schützen? Muss ich für die Nutzung des Aktinärsprtals irgendwelche Sftware dwnladen? Ich habe bereits Weisungen an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter erteilt, kann ich trtzdem an der Generalversammlung teilnehmen? Ich habe bereits schriftlich eine Vllmacht und Weisungen an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter erteilt. Darf ich mich immer nch auf dem Aktinärsprtal registrieren? Wie kann ich dem unabhängigen Stimmrechtsvertreter schriftlich Stimminstruktinen erteilen? Anreise zur Generalversammlung Bezahlt Swisscm die Transprtksten? Erhalte ich 20% Bahnermässigung auf die Hin- und Rückfahrt ab einem Schweizer Bahnhf? Wie gelange ich mit dem öffentlichen Verkehr vm Bahnhf Freiburg zum Frum Friburg? Gibt es Parkplätze rund um das Frum Friburg? Dividendenzahlung Wie viel, wann, w? Bekmme ich meine Dividende autmatisch? Ist die Dividende vm Aktienkurs abhängig? Bis zu welchem Datum kann ich Aktien inkl. Anrecht auf die Dividendenzahlung für das Geschäftsjahr 2017 kaufen? Was hat die Dividendenzahlung für Auswirkungen auf die Kursentwicklung? Muss ich die Dividende versteuern? Wie hch ist die Verrechnungssteuer? Ich habe ein neues Bankknt. Wie erhalte ich die Dividende? /13 1. Generalversammlung allgemein 1.1 Wann, w? Mittwch, 4. April 2018 Frum Friburg, Rute du Lac 12, 1763 Granges-Pacct 1.2 Beginn der Generalversammlung? Uhr Türöffnung Uhr 1.3 Was geschieht, wenn ich zu spät kmmen sllte? Ein Eintritt ist immer nch möglich. 1.4 Dauer der Generalversammlung? ca. 3 Stunden 1.5 In welcher Sprache wird die Generalversammlung abgehalten? Die Generalversammlung wird in deutscher Sprache abgehalten und simultan ins Französische und ins Englische übersetzt. Die Prjektinen erflgen in deutscher Sprache. 1.6 Welche Publikatinen werden den Aktinären zur Verfügung gestellt? Geschäftsbericht 2017: Er liegt am Sitz der Swisscm AG (Alte Tiefenaustrasse 6, 3048 Wrblaufen) zur Einsichtnahme auf und kann im Internet unter eingesehen der mit dem Anmeldungsfrmular zur Generalversammlung der über das Aktinärsprtal bestellt werden (bitte entsprechendes Feld ankreuzen). Unternehmensbrschüre 2017: Sie kann mit dem Anmeldungsfrmular zur Generalversammlung der über das Aktinärsprtal bestellt werden (bitte entsprechendes Feld ankreuzen). Nachhaltigkeitsbericht 2017: Der Bericht kann im Internet unter eingesehen. 1.7 Wie kann ich Publikatinen bestellen? Die Unternehmensbrschüre und der Geschäftsbericht können mit dem Anmeldungsfrmular zur Generalversammlung bestellt werden (bitte entsprechendes Feld ankreuzen). 3/13 Sfern Sie sich auf dem Aktinärsprtal anmelden, können Sie die Unternehmensbrschüre und den Geschäftsbericht auch über dieses Prtal bestellen. 1.8 Wer kann an der Generalversammlung teilnehmen? Aktinärinnen und Aktinäre, welche am Mittwch, 28. März 2018, 16 Uhr (MEZ), im Aktienregister mit Stimmrecht eingetragen sind, können an der Generalversammlung teilnehmen und sind stimmberechtigt. 1.9 Bekmme ich eine Einladung? Alle mit Stimmrecht im Aktienregister eingetragenen Aktinärinnen und Aktinäre erhalten ab dem 5. März 2018 eine schriftliche Einladung. Die Einladung wird entsprechend der im Aktienregister eingetragenen Sprache des Aktinärs in deutscher, französischer, italienischer der englischer Sprache versandt Kann ich jemanden mitnehmen? Leider nein. Nur die mit Stimmrecht im Aktienregister eingetragenen Aktinärinnen und Aktinäre haben Anspruch auf Teilnahme an der Generalversammlung Kann ich als Gast der Begleitpersn an der Generalversammlung teilnehmen? Wenn Sie nicht ein mit Stimmrecht eingetragener Aktinär der Swisscm AG sind, können Sie nicht an der Generalversammlung teilnehmen, auch nicht als Gast der Begleitpersn. Gehbehinderte Persnen, die eine Begleitpersn benötigen, melden sich bitte bei flgender Rufnummer: +41 (0) Ich kann meine Eintrittskarte nicht finden, w kann ich mich melden? Bitte melden Sie sich am Tag der Generalversammlung vr Beginn der Generalversammlung an der Infrmatin (GV-Desk). Drt erhalten Sie nach der Identifikatin (bitte Identitätsausweis mitbringen) und der Prüfung, b Sie im Aktienregister als Aktinärin der Aktinär mit Stimmrecht eingetragen sind, Ihre Eintrittskarte und das Stimmmaterial Ich habe keine Eintrittskarte erhalten, w kann ich mich melden? Die Eintrittskarten und Stimmunterlagen werden vm 8. März bis 28. März 2018 per Pst versandt. Sllten Sie die Unterlagen nicht rechtzeitig erhalten, s melden Sie sich bitte vr Beginn der Generalversammlung an der Infrmatin (GV-Desk). Nach Überprüfung der Identität (bitte 4/13 Identitätsausweis mitbringen) können wir Ihnen die Eintrittskarte und die Stimmunterlagen persönlich aushändigen Die Anzahl der erwähnten Aktien stimmt nicht, wer kann mir Auskunft geben? Bitte wenden Sie sich direkt an Ihre Deptbank der melden Sie sich vr Beginn der Generalversammlung an der Infrmatin (GV-Desk) Welches ist der Stichtag für die Stimmberechtigung an der Generalversammlung? Der Stichtag für die Stimmberechtigung ist der 28. März 2018, 16 Uhr (MEZ). Alle am 28. März 2018 um 16 Uhr eingetragenen Aktien sind stimmberechtigt Ich habe nach Erhalt der Eintrittskarte und der Stimmunterlagen Aktien verkauft. Sind diese Unterlagen nch gültig? Sie haben einen Teil Ihrer Aktien verkauft: Für die verkauften Aktien sind Sie nicht mehr stimmberechtigt, sfern der Verkauf vr dem 28. März, 16 Uhr, im Aktienregister registriert wrden ist. Wir bitten Sie, Ihre Eintrittskarte und die Stimmunterlagen am Tag der Generalversammlung am GV-Desk berichtigen zu lassen, sfern die auf Ihrer Eintrittskarte und den Stimmunterlagen angegebene Anzahl Stimmrechte aufgrund eines Verkaufs vn Aktien nicht krrekt ist. Sie haben alle Aktien verkauft: Sfern der Verkauf vr dem 28. März, 16 Uhr, im Aktienregister registriert wrden ist, sind Sie an der Generalversammlung nicht mehr stimmberechtigt und können nicht teilnehmen. Sie haben einen Teil der alle ihre Aktien nach dem 28. März verkauft: Sie sind an der Generalversammlung stimmberechtigt, erhalten jedch keine Dividende mehr auf den verkauften Aktien. Bitte melden Sie sich im Zweifelsfall vr der Generalversammlung beim Aktienregister (Telefn: +41 (0) ; ) der spätestens vr Beginn der Generalversammlung bei der Infrmatin (GV-Desk) Ich habe wenige Tage vr der Generalversammlung Aktien gekauft. Bin ich für diese stimmberechtigt? Sie sind Neuaktinär der Neuaktinärin: Ist der Kauf der Aktien vr dem 28. März 2018, 16 Uhr (MEZ), im Aktienregister eingetragen wrden, s sind Sie für die Aktien stimmberechtigt. Sfern Sie die Eintrittskarte und Stimmunterlagen nicht per Pst erhalten, s melden Sie sich am GV-Desk, damit wir Ihnen diese Unterlagen persönlich übergeben können. 5/13 Ist der Kauf der Aktien erst nach dem 28. März 2018, 16 Uhr (MEZ), im Aktienregister eingetragen wrden, s sind Sie nicht stimmberechtigt, erhalten jedch die Dividende. Bitte melden Sie sich am GV-Desk, damit wir Ihnen eine Gästekarte überreichen können, die Sie zur Teilnahme an der Generalversammlung berechtigt. Sie sind bereits Inhaber vn Swisscm Aktien: Ist der Kauf der neuen Aktien vr dem 28. März 2018, 16 Uhr (MEZ), im Aktienregister eingetragen wrden, s sind Sie für die neuen Aktien stimmberechtigt. Sfern Sie keine neue Eintrittskarte mit neuen Stimmunterlagen per Pst erhalten, s melden Sie sich bitte am GV- Desk, damit wir Ihnen diese Dkumente mit der neuen Stimmenzahl aushändigen können. Wurde der Kauf der Aktien erst nach dem 28. März 2018, 16 Uhr (MEZ), im Aktienregister eingetragen, s sind Sie für die neuen Aktien nicht stimmberechtigt und Sie erhalten keine neuen Stimmunterlagen. Bitte melden Sie sich im Zweifelsfall vr der Generalversammlung beim Aktienregister (Telefn: +41 (0) ; ) der spätestens vr Beginn der Generalversammlung bei der Infrmatin (GV-Desk) Kann ich die Eintrittskarte und die Stimmunterlagen am Tag der Generalversammlung abhlen? Ja. Bitte geben Sie Ihren Namen/Vrnamen, die Adresse, das Geburtsdatum und (falls bekannt) die Aktinärsnummer an und weisen Sie beim Abhlen der Unterlagen an der Infrmatin (GV- Desk) einen Identitätsausweis vr W muss ich mich melden, wenn ich an der Generalversammlung zu einem Antragsgeschäft sprechen möchte? Bitte melden Sie sich an dem mit Wrtmeldungen bezeichneten Pult im Versammlungssaal (links vr der Bühne), weisen Sie Ihr Stimmmaterial vr und benennen Sie stichwrtartig den Inhalt Ihres Vtums. Sie werden dann zum gegebenen Zeitpunkt aufgerufen. Bitte sprechen Sie gezielt zur Sache und halten Sie sich kurz, um auch den anderen Aktinärinnen und Aktinären eine Wrtmeldung zu ermöglichen. Sbald Sie die Einladung erhalten, können Sie allfällige Anfragen auch schriftlich an den Verwaltungsrat richten (Adresse: Swisscm AG, Sekretariat des Verwaltungsrats, 3050 Bern). Falls Sie zusätzlich eine Wrtmeldung wünschen, müssen Sie an der Generalversammlung teilnehmen und sich am Wrtmeldepult in die Rednerliste eintragen lassen. Bitte melden Sie sich ebenfalls am mit Wrtmeldungen bezeichneten Pult, falls Ihr Auftritt nicht im Internet übertragen werden sll. 6/13 1.20 Wird eine Verpflegung fferiert? Im Anschluss an die GV wird den Aktinärinnen und Aktinären ein Apér serviert (Stehbuffet) Wem muss ich Adressänderungen melden? Adressänderungen sind direkt dem Aktienregister der Swisscm AG, Cmputershare Schweiz AG, Olten, zu melden: Telefn: +41 (0) / 2. Vllmacht / Vertretung 2.1 Durch wen kann ich mich an der Generalversammlung vertreten lassen? Möglich sind die flgenden Vertretungen: ein anderer stimmberechtigter Aktinär der unabhängige Stimmrechtsvertreter Reber Rechtsanwälte, Pstfach, 8034 Zürich der gesetzliche Vertreter (für Unmündige und Bevrmundete) die Unterschriftsberechtigten einer Firma (Persnengesellschaften, jur. Persnen) Eine Vertretung vn Eltern für ihre erwachsenen Kinder der umgekehrt ist nur möglich, wenn der vertretende Elternteil bzw. das vertretende Kind ebenfalls ein mit Stimmrecht eingetragener Aktinär der Swisscm AG ist. Eine Vertretung durch den Ehepartner ist nur möglich, wenn der vertretende Ehepartner ebenfalls ein mit Stimmrecht eingetragener Aktinär der Swisscm AG ist. Wenn Sie Ihren Vertreter mit der Vllmacht auf der Eintrittskarte bezeichnen, bitten wir Sie, für die Zustellung der Eintrittskarte an Ihren Vertreter besrgt zu sein. Eine Vertretung durch den Organvertreter der den Deptvertreter ist nicht zulässig. 2.2 Kann mein Ehepartner an meiner Stelle an die Generalversammlung gehen? Nur, wenn er selber Aktinärin der Aktinär ist, ansnsten nicht. Nach unseren Statuten kann sich eine Aktinärin bzw. ein Aktinär nur durch einen anderen mit Stimmrecht eingetragenen Aktinär vertreten lassen. 2.3 Was bedeutet unabhängiger Stimmrechtsvertreter? Der unabhängige Stimmrechtsvertreter ist eine vn der Generalversammlung gewählte unabhängige Persn. Sie übt die Stimmen gemäss den Weisungen der Vllmachtgeber aus. Falls der unabhängige Stimmrechtsvertreter keine Weisungen erhält, wird er sich der Stimme enthalten. Die Vllmacht ist mit Unterschrift zu bestätigen. 7/13 2.4 Kann ich mich durch meine Deptbank der die Swisscm AG (Organvertreter) vertreten lassen? Nein, die Vertretung durch die Deptbank der die Organe der Swisscm AG (Organvertreter) ist seit dem 1. Januar 2014 gemäss der Verrdnung gegen übermässige Vergütungen bei börsenktierten Unternehmen nicht mehr zulässig. 2.5 In welcher Frm kann ich die Vllmacht und die Weisungen erteilen? Schriftlich: Mit der Vllmacht auf der Anmeldung und auf der Eintrittskarte. Elektrnisch: über das Aktinärsprtal unter https://ip.cmputershare.ch/swisscm können Sie den unabhängigen Stimmrechtsvertreter bevllmächtigen. 2.6 Wie kann ich schriftlich eine Vllmacht erteilen? Eine schriftliche Vllmacht kann mit der Anmeldung der mit der Eintrittskarte erteilt werden. Mit der Anmeldung (Anmeldung entsprechend ausfüllen und unterzeichnen) können Sie den unabhängigen Stimmrechtsvertreter Reber Rechtsanwälte der einen anderen stimmberechtigten Aktinär bevllmächtigen. Die Anmeldung mit der Vllmacht ist an die Cmputershare Schweiz AG zurückzusenden. Mit der Eintrittskarte (Eintrittskarte entsprechend ausfüllen und unterzeichnen) können Sie, einen anderen stimmberechtigten Aktinär, der den unabhängigen Stimmrechtsvertreter bevllmächtigen. Die Eintrittskarte ist direkt an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter (Reber Rechtsanwälte, Pstfach, 8034 Zürich) zurückzusenden. Sfern Sie einen anderen Aktinär bevllmächtigen möchten, s bitten wir Sie, die Eintrittskarte entsprechend ausgefüllt und unterzeichnet direkt dem anderen stimmberechtigten Aktinär zu übergeben. 2.7 Wies liegt nur ein Rückantwrtcuvert an Cmputershare Schweiz AG bei und nicht zusätzlich eines an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter? Swisscm hat über 78'000 Aktinäre. Aus lgistischen Gründen unterstützt das Aktienregister den unabhängigen Stimmrechtsvertreter bei der Verarbeitung der Vllmachten. Es ist deshalb zweckmässig, die Vllmachten direkt an das Aktienregister zu senden. Der unabhängige Stimmrechtsvertreter wird die Aktien an der Generalversammlung vertreten und die Stimmen gemäss den Weisungen der Aktinärinnen und Aktinäre vertreten. 8/13 2.8 Wer ist Cmputershare Schweiz AG? Die SIX SAG AG, die das Aktienregister vn Swisscm ab 1998 geführt hat, wurde auf den 1. Januar 2017 vn Cmputershare Limited übernmmen und in Cmputershare Schweiz AG umfirmiert. Cmputershare Schweiz AG führt das Aktienregister vn Swisscm weiter und wurde wie bis anhin mit der Organisatin der Generalversammlung beauftragt. 2.9 Wies ist mein Zugang zum Aktinärsprtal Sherpany gesperrt? Um langfristig wettbewerbsfähig zu sein, muss sich Swisscm weiterentwickeln und den Mut haben, sich zu verändern. Für Swisscm bedeutet das auch, Przesse zu vereinfachen. Bisher knnten Sie über die Internetplattfrm Sherpany Ihre Eintrittskarte für die Generalversammlung bestellen der stattdessen eine Vllmacht ausstellen und Weisungen erteilen swie den Geschäftsbericht und die Unternehmensbrschüre bestellen. Neu nutzen wir für diese Dienstleistungen das Aktinärsprtal der Cmputershare Schweiz AG, denn Cmputershare Schweiz AG führt auch das Aktienregister der Swisscm AG und das Abstimmungsverfahren an der Generalversammlung durch. Wir haben uns für den Wechsel des Anbieters entschieden, weil wir s die Dienstleistungen rund um die Aktie aus einer Hand beziehen, Schnittstellen reduzieren und damit Ksten sparen können An wen kann ich mich bei Fragen zum Aktinärsprtal und zur elektrnischen Fernabstimmung wenden? Für Fragen zum Aktinärsprtal wenden Sie sich bitte direkt an Cmputershare Schweiz AG: der 2.11 Welche Vrteile bringt mir das Aktinärsprtal? Sie können die Eintrittskarte elektrnisch bestellen. Sie können den unabhängigen Stimmrechtsvertreter bevllmächtigen und ihm Weisungen erteilen. Die Weisungen können Sie bis zum Weisungsschluss vm 2. April 2018,23.59 Uhr (MEZ) jederzeit ändern. Sie können wählen, b sie künftig die Einladung zur Generalversammlung per erhalten wllen und leisten dadurch auch einen Beitrag an den Umweltschutz. Sie können den Geschäftsbericht und die Unternehmensbrschüre elektrnisch bestellen. Die Dienstleistung ist für die Aktinäre kstenls. 9/13 2.12 Ich habe auf dem Aktinärsprtal die Optin der elektrnischen Zustellung der Einladung gewählt. Was muss ich tun, wenn ich die Einladung per Pst an die Krrespndenzadresse erhalten möchte? Bitte infrmieren Sie direkt Cmputershare Schweiz AG: der 2.13 An wen leitet Cmputershare die erteilten Stimmweisungen weiter? Die an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter erteilen Vllmachten und Weisungen leitet Cmputershare an Reber Rechtsanwälte, Zürich, weiter. Der unabhängige Stimmrechtsvertreter übt die Stimmen an der Generalversammlung gemäss den erhaltenen Weisungen aus Welche Sicherheitsstandards besitzt Cmputershare Schweiz AG, um die Daten zu schützen? Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu diesem Thema direkt an Cmputershare Schweiz AG: der 2.15 Muss ich für die Nutzung des Aktinärsprtals irgendwelche Sftware dwnladen? Nein, das Aktinärsprtal ist eine Webapplikatin. Für dessen Nutzung benötigen sie blss einen gewöhnlichen Web Brwser Ich habe bereits Weisungen an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter erteilt, kann ich trtzdem an der Generalversammlung teilnehmen? Ja. Wenden Sie sich an das Aktienregister und bestellen Sie eine Eintrittskarte. Mit der Bestellung der Eintrittskarte widerrufen Sie die Vllmacht und Stimminstruktinen an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter. (Telefn: +41 (0) ; Ich habe bereits schriftlich eine Vllmacht und Weisungen an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter erteilt. Darf ich die Dienstleistungen des Aktinärsprtals trtzdem nutzen? Ja. Zu beachten ist, dass ausschliesslich die elektrnischen Weisungen beachtet werden, wenn Sie dem unabhängigen Stimmrechtsvertreter swhl schriftlich wie auch elektrnisch Weisungen erteilen. Die elektrnischen Weisungen können Sie bis zum Weisungsschluss, d.h. 2. April 2018, Uhr (MEZ) jederzeit ändern. 10/13 2.18 Wie kann ich dem unabhängigen Stimmrechtsvertreter schriftlich Stimminstruktinen erteilen? Erteilen Sie Ihre Stimminstruktinen durch Ankreuzen der entsprechenden Weisung auf der Rückseite der Anmeldung der auf der Eintrittskarte. Wichtig ist, dass Sie Ihre Vllmacht rechtsgültig unterzeichnen. Blank unterzeichnete Vllmachten werden als Vllmachterteilung an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter Reber Rechtsanwälte, Pstfach, 8034 Zürich, betrachtet. Bitte senden Sie die Vllmacht an Cmputershare Schweiz AG, Pstfach, 4601 Olten zurück. 3. Anreise zur Generalversammlung 3.1 Bezahlt Swisscm die Transprtksten? Der Transprt vm Whnrt bis nach Freiburg geht zu Lasten der Aktinärinnen und Aktinäre. Ab Bahnhf Freiburg: Aktinärinnen und Aktinäre reisen am Mittwch, 4. April 2018, vm Bahnhf Freiburg bis zum Frum Fr
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