Seminarprogramm. Die neue Verwaltung gestalten und steuern

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Seminarprogramm Die neue Verwaltung gestalten und steuern In diesem Seminarprogramm wurde auf eine Aufzählung beider Geschlechter (die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) oder die Verbindung beider Geschlechter
Seminarprogramm Die neue Verwaltung gestalten und steuern In diesem Seminarprogramm wurde auf eine Aufzählung beider Geschlechter (die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) oder die Verbindung beider Geschlechter in einem Wort (MitarbeiterInnen) zugunsten einer möglichst einfachen Leseart des Textes verzichtet. Aus diesem Grunde soll an dieser Stelle betont werden, dass Personenbezüge Allgemeingültigkeit besitzen und die Benachteiligung eines Geschlechtes ausgeschlossen wird. Die genannten Dozenten in diesem Seminarprogramm stellen die Zuständigkeiten am IPM dar, die die Verantwortung für die Seminarausgestaltung übernehmen. Auf Grund des zeitlichen Vorlaufs kann der ausführende Dozent vom dargestellten Dozenten abweichen. Impressum: Institut für Public Management am Institut für Prozessoptimierung und Informationstechnologien GmbH Boxhagener Straße Berlin Tel Fax Mail Web Geschäftsführer: Oliver Massalski Dr. Christian Müller-Elmau Amtsgericht Berlin - Charlottenburg HRB Januar Seite 2 von 34 Inhaltsverzeichnis 1. Doppik/ Neues Kommunales Rechnungswesen Liquiditätsplanung... Fehler! Textmarke nicht definiert. 1.2 Vertragsmanagement Aufbau eines zentralen Vertragsregisters Risikomanagement in Bundes- und Landesverwaltungen KLR, Gebührenkalkulation, Kostenmanagement Einführungskurs KLR in Landesverwaltungen und -betrieben Einführungskurs KLR im Rahmen der erweiterten Kameralistik Aufbaukurs KLR in Landesverwaltungen und -betrieben KLR für Hochschulen und Forschungsfördermittelempfänger Grundlagen der Gebührenkalkulation in Landesbehörden Kostenmanagement in Landesverwaltungen und -betrieben Wirtschaftlichkeitsberechnung und Finanzierung Grundlagen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und des Investitionscontrollings Wirtschaftlichkeitsberechnung von IT-Investitionen Wirtschaftlichkeitsberechnung von Geschäfts- und Betriebsausstattung Wirtschaftlichkeitsberechnungen von Bauvorhaben Controlling und internes Berichtswesen Empfehlenswerte Controllinginstrumente für Landesverwaltungen Internes Berichtswesen Excel-unterstützung bei der Erstellen von Berichten Beteiligungswesen Techniken der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung der öffentlichen Leistungserbringung in Abhängigkeit von Organisations- und Rechtsform Erstellen der Beteiligungsrichtlinie Erstellen des Beteiligungsberichtes Beteiligungsmanagement Der Wirtschafts- und Erfolgsplan in Landesbetrieben und öffentlichen Unternehmen Erstellung und Beurteilung Bilanzen von Landesunternehmen und deren Entwicklung verstehen Demografischer Wandel, Leitbilder und Steuerung der Landesverwaltungen mit Zielen und Kennzahlen Einführungskurs Leitbilder, Strategien und Ziele Strategien umsetzen mit System Qualitätsmanagement Qualitätsmanagement in der öffentlichen Verwaltung Resonanz-/ Beschwerdemanagement in der Verwaltung Ideen der Mitarbeiter nutzen Betriebliches Vorschlagswesen Organisation und Geschäftsprozessentwicklung Einführungskurs Projektmanagement Einführungskurs Geschäftsprozessoptimierung Aufbaukurs Geschäftsprozessmodellierung Januar Seite 3 von 34 1. Doppik/ Neues Kommunales Rechnungswesen 1.1 Vertragsmanagement Aufbau eines zentralen Vertragsregisters Durch die standardisierte Erfassung von Verträgen in einem zentralen Vertragsregister wird dem zunehmenden internen Informationsbedarf von Landesbehörden und unternehmen Rechnung getragen. Zentrale Vertragsregister sorgen für eine laufende Überwachung vertragsbezogener Informationen und können dadurch insbesondere haushaltswirtschaftliche, organisatorische und rechtliche Risiken rechtzeitig aufdecken. Darüber hinaus unterstützt das Vertragsregister die Dokumentation der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung der Landesbehörden und -unternehmen. Im Seminar werden den Teilnehmern die Anforderungen an das Vertragsregister, das Vertragsmanagement vorgestellt und der systematische Aufbau beispielhaft entwickelt. Darüber hinaus werden Lösungsansätze zur Einführung eines Vertragsmanagementsystems entwickelt. rechtliche Grundlagen zur Erfassung von Vertragsinformationen Erfassung und Systematisierung kommunaler Verträge Strukturierung und Inhalte von Haupt- und Unterregistern Führen des Vertragsregisters Möglichkeiten elektronisch geführter Vertragsregister Dienstanweisungen zum Vertragsregister Risiko-Bewertung von Verträgen Anforderungen und Aufbau eines Vertragsmanagements Erfahrungsaustausch und Fragen der Teilnehmern Finanz- und Steuerungsverantwortliche der Landesbehörden und Landesunternehmen Ihr Dozent: Christoph Lehmitz, Institut für Public Management 1 Tag Arbeitsmittel - Empfehlung: Januar Seite 4 von 34 1.2 Risikomanagement in Bundes- und Landesverwaltungen Das Management von Risiken ist nicht allein ein Instrument von privaten Unternehmen, die inzwischen fundierte Überwachungssysteme zur Früherkennung bestandsgefährdender Risiken etabliert haben. Auch für Bundesländer ist es geboten, sich vor dem Hintergrund finanzwirtschaftlicher, makroökonomischer, politisch-rechtlicher, sozio-kultureller oder ökologischer Risiken mit Gefahren innerhalb und außerhalb des Verwaltungsbetriebes eingehend zu befassen. So ist es notwendig, insbesondere interne Risiken zu berücksichtigen, etwa beispielsweise bei dem Einsatz von Personalressourcen, der Verwendung von Vermögensgegenständen oder der Beibehaltung oder Veränderung von Geschäftsprozessen. Das Seminar behandelt zunächst die Erkennung und Erfassung von Risikofeldern, im zweiten Abschnitt die Risikobewertung und schließlich im dritten Abschnitt die Einführung eines Risikocontrollings. Darüber hinaus erläutert das Seminar Maßnahmen des Investitionscontrollings, Aktivitäten eines erfolgreichen Vertragsmanagements sowie die Determinanten einer strategischen Jahresabschlussanalyse. Risikomanagementprozess Risikoerkennung Risikobewertung Risikoreporting/Berichtswesen Risikocontrolling Investitionscontrolling Vertragsmanagement Strategische Jahresabschlussanalyse Finanz- und Steuerungsverantwortliche der Landesbehörden und Landesunternehmen Ihr Dozent: Arbeitsmittel: - Empfehlung: Benjamin Wagner, Institut für Public Management 1 Tag Besuch der Kurse Vertragsmanagement - Aufbau eines Vertragsregisters 15. Januar Seite 5 von 34 2. KLR, Gebührenkalkulation, Kostenmanagement 2.1 Einführungskurs KLR in Landesverwaltungen und -betrieben Das interne Rechnungswesen übernimmt in Landesverwaltungen eine wesentliche Rolle im Rahmen der Haushaltsplanung, -steuerung und -kontrolle. Im Einführungskurs zur KLR wird den Teilnehmern ein grundlegender Überblick zu diesem Instrument vermittelt. Dazu wird zunächst der Nutzen einer behördlichen KLR in verschiedenen Anwendungsbereichen detailliert dargestellt. Darauf aufbauend steht die Funktionsweise der KLR in den drei Stufen Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung im Mittelpunkt und wird, mit Beispielen untermauert, anschaulich erklärt. Das Seminar endet mit der Planung der wesentlichen Projektschritte zur Einführung einer KLR für Landesbehörden und -betriebe. Aufgaben der KLR in Landesverwaltungen Überblick über die Rolle der KLR im EPOS-Projekt des Landes NRW 3-Stufen-Modell der KLR Übungen zur Verbindung von KLR und Haushalt Planung der Einführung einer KLR Vorlagen und Umsetzungstipps KLR-Beauftragte, Controller, Haushaltssachbearbeiter, Projektverantwortliche für den Aufbau einer KLR Ihr Dozent: Arbeitsmittel Empfehlung: Arndt Krischok, Institut für Public Management Dr. Christian Müller-Elmau, Institut für Public Management 1-2 Tage Taschenrechner 15. Januar Seite 6 von 34 2.2 Einführungskurs KLR im Rahmen der erweiterten Kameralistik Das interne Rechnungswesen übernimmt in kameralen Landesverwaltungen eine wesentliche Rolle im Rahmen von Wirtschaftlichkeitsberechnungen und bei der Haushaltsplanung, -steuerung und -kontrolle. Im Einführungskurs zur KLR wird den Teilnehmern ein grundlegender Überblick zu diesem Instrument vermittelt. Dazu wird zunächst der Nutzen einer behördlichen KLR in den verschiedenen Anwendungsbereichen detailliert dargestellt. Darauf aufbauend steht die Funktionsweise der KLR in den drei Stufen Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung im Mittelpunkt und wird, mit Beispielen untermauert, anschaulich erklärt. Das Seminar endet mit der Planung der wesentlichen Projektschritte zur Einführung einer KLR für Landesbehörden. Aufgaben der KLR in kameralen Landesverwaltungen 3-Stufen-Modell der KLR Übungen zur KLR in Landesverwaltungen und -betrieben Planung der Einführung einer KLR Grenzen einer KLR in kameral geführten Behörden Vorlagen und Umsetzungstipps KLR-Beauftragte, Controller, Haushaltssachbearbeiter, Projektverantwortliche für den Aufbau einer KLR Ihr Dozent: Arbeitsmittel: Empfehlung: Arndt Krischok, Institut für Public Management Dr. Christian Müller-Elmau, Institut für Public Management 1-2 Tage Taschenrechner 15. Januar Seite 7 von 34 2.3 Aufbaukurs KLR in Landesverwaltungen und -betrieben Die KLR in Landesbehörden weist gegenüber der privatwirtschaftlichen KLR eine Vielzahl von Besonderheiten auf. So gibt es z.b. erhebliche Besonderheiten bei der Verbindung der Kontenpläne, bei der Strukturierungsfreiheit im Bereich der Kostenstellen und Kostenträger, bei der Gestaltung der Umlagen u.v.m. Den Teilnehmern des Seminars werden die notwendigen Spezifizierungen an der landesbehördlichen KLR mit Beispielen praxisnah erklärt und konzeptionelle Alternativen vorgestellt. Ebenso werden die speziellen Anforderungen der Haushaltsplanung und Budgetsteuerung diskutiert. Es wird gezeigt, welche Informationen für sie relevant sind, wie sie die Daten richtig zu interpretieren haben und welche Nachfragen sie stellen müssen. Ergänzend erhalten die Teilnehmer einen Einblick in die Divisionskalkulation, das Äquivalenzzifferverfahren, die Zuschlagskalkulation und die Prozesskostenrechnung. Bedeutung der KLR für Landesbehörden im Unterschied zum privatwirtschaftlichen Sektor Kostenstellengestaltung im Kontext von Teilhaushaltsplänen Kostenträgergestaltung im Kontext von Produktleistungen Die KLR im Haushaltssteuerungskreislauf Divisions- und Zuschlagskalkulation Prozesskostenrechnung Dilemma der Fixkostenproportionalisierung Knackpunkte bei der Umlagendefinition Interpretation der Kalkulationsergebnisse Ermittlung von Kostendeckungspunkten KLR-Beauftrage, Controller, Projektverantwortliche für den Aufbau einer KLR, Führungskräfte, mit der Gebührenkalkulation beauftragte Mitarbeiter Ihr Dozent: Arbeitsmittel: - Empfehlung: Dr. Christian Müller-Elmau, Institut für Public Management Arndt Krischok, Institut für Public Management 2 Tage Besuch des Kurses Einführungskurs KLR in der erweiterten Kameralistik 15. Januar Seite 8 von 34 2.4 KLR für Hochschulen und Forschungsfördermittelempfänger Die KLR in Hochschulen und Forschungseinrichtungen weist gegenüber privatwirtschaftlichen Organisationen eine Vielzahl von Besonderheiten auf. So gibt es z.b. erhebliche Abweichungen bei der Verbindung der Kontenpläne, bei der Strukturierungsfreiheit im Bereich der Kostenstellen und Kostenträger, bei der Gestaltung der Umlagen u.v.m. Ferner ergibt sich aus dem 7. EU- Forschungsrahmenprogramm die Notwendigkeit einer KLR für die Ermittlung der förderfähigen indirekten Kosten. Den Teilnehmern des Seminars werden die hierfür benötigten Instrumente der KLR mit Beispielen praxisnah erklärt. Ebenso werden die speziellen Anforderungen der Haushaltsplanung und Budgetsteuerung diskutiert. Es wird gezeigt, welche Informationen für sie wichtig sind, wie sie die Daten richtig zu interpretieren haben und welche Nachfragen sie stellen müssen. Ergänzend erhalten die Teilnehmer einen Einblick in die Divisionskalkulation, das Äquivalenzzifferverfahren, die Zuschlagskalkulation und die Prozesskostenrechnung in einfacher und komplexer Form. Bedeutung der KLR für Hochschulen und Forschungseinrichtungen im Unterschied zum privaten Sektor Direkte vs. Indirekte Kosten nach dem 7. EU-Forschungsrahmenprogramm KLR-Konzepte: Freiburger vs. Heidelberger Modell Kostenstellengestaltung im Kontext von Teilhaushaltsplänen Kostenträgergestaltung Die KLR im Haushaltssteuerungskreislauf Divisions- und Zuschlagskalkulation Prozesskostenrechnung Fixkostenproportionalisierung Knackpunkte bei der Umlagengestaltung KLR-Beauftrage, Controller, Projektverantwortliche, Abrechnungsverantwortliche und Sachbearbeiter der Antragsstellung Ihr Dozent: Arndt Krischok, Institut für Public Management 2 Tage Arbeitsmittel Taschenrechner Empfehlung: Januar Seite 9 von 34 2.5 Grundlagen der Gebührenkalkulation in Landesbehörden Neben den Steuern und Beiträgen bzw. auch Zuweisungen machen die Gebühren innerhalb der Erträge des Verwaltungshaushaltes einen u.u. beträchtlichen Anteil aus. Aktuell stellt die Kalkulation von Gebühren auf Basis fundierter betriebswirtschaftlicher Instrumente eine Herausforderung für Landesverwaltungen und ihre nachgeordneten Einrichtungen dar, da die praktische Umsetzung der rechtlichen Vorschriften vom Gesetzgeber kaum thematisiert wird. Neben sicheren Kenntnissen des Gebührenrechtes erlernen die Teilnehmer im Fachseminar eine möglichst rechtssichere Berechnung von Gebühren nach den jeweiligen Landesgebührengesetzen/-ordnungen. An ausgewählten praktischen Fällen werden die Gestaltungsräume im Rahmen von Gebührenkalkulationen veranschaulicht und die konkrete Berechnung von Gebühren geübt. Rechtsgrundlagen Verwaltungsgebühren und Benutzungsgebühren (Begriff, Rechtsgrundlagen, Pflichtgebühren, freiwillige Gebühren, Verbot der Kostenüberschreitung, Gebot der Kostendeckung, Kostenumfang, Gebührenhöhe, Übungsaufgaben) Kalkulatorische Ermittlung von Gebühren auf der Grundlage einer Kostenrechnung Praktische Umsetzung der Vorgaben an die Gebührenkalkulation Besonderheiten bei der Berechnung von Gebühren nach Landesgebührengesetz/- ordnung Mitarbeiter aus Landesverwaltungen und nachgeordneten Einrichtungen, sowie Mitarbeiter der Landesrechnungshöfe. Ihr Dozent: Arndt Krischok, Institut für Public Management 2 Tage Arbeitsmittel: Taschenrechner Empfehlung: Januar Seite 10 von 34 2.6 Kostenmanagement in Landesverwaltungen und -betrieben Behörden sind i.d.r. klassische Dienstleistungsanbieter. Daher weisen ihre Kostenstrukturen einen hohen Anteil an Fix- und Gemeinkosten aus. Vor diesem Hintergrund können Instrumente des Kostenmanagements helfen, den Ressourcenverbrauch von Behörden genauer zu verstehen und besser zu gestalten. Im Seminar lernen die Teilnehmer u.a. behördliche Kostenstrukturen zu analysieren, Vorleistungen verursachungsgerecht zu verrechnen, Erfolgsbeiträge (bei Vorliegen von Leistungsentgelten) und Kostendeckungspunkte zu berechnen und Kosten für Leistungen richtig zu prognostizieren. Um den praktischen Nutzen derartiger Rechenübungen nicht aus den Augen zu verlieren, werden alle Berechnungen mit Anwendungsfällen aus der landesbehördlichen Praxis verdeutlicht. Schwächen der Vollkostenrechnung Grundlagen der Teilkostenrechnung Erfolgsbeitragsberechnungen Kostendeckungspunktberechnungen Leistungsmengenbasierte Kostenprognosen Abweichungsanalysen (Plan-Ist-Abweichungen) Beurteilung der Anwendbarkeit und Nutzenstiftung der Kostenmanagementinstrumente Fach- und Führungskräfte, KLR-Verantwortliche, Controller, Finanzverantwortliche von Landesbehörden und -betrieben Ihr Dozent: Dr. Christian Müller-Elmau, Institut für Public Management 2 Tage Arbeitsmittel: - Empfehlung: Besuch des Kurses Aufbaukurses KLR 15. Januar Seite 11 von 34 3. Wirtschaftlichkeitsberechnung und Finanzierung 3.1 Grundlagen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und des Investitionscontrollings Investitionen sind in der Landesverwaltung von großer Bedeutung, da mit ihnen die Fähigkeit der zukünftigen Leistungserbringung gesichert werden soll. Gleichzeitig beklagen die Landesrechnungshöfe regelmäßig einen unwirtschaftlichen Umgang mit investiven Mitteln. Neben politischen Ursachen fehlt es aber häufig auch am erforderlichen Wissen zur Erstellung und Interpretation von Wirtschaftlichkeitsberechnungen. Im Seminar werden den Teilnehmern die erforderlichen methodischen Grundlagen vermittelt, um den Anforderungen des 7 der Landeshaushaltsordnungen und den zugehörigen Verwaltungsvorschriften zu entsprechen und aussagekräftige Wirtschaftlichkeitsberechnungen zu erstellen. Dabei werden Besonderheiten von Investitionen in öffentlich-rechtlichen Einrichtungen wie politischer Wille oder Sachzwang berücksichtigt. Anhand von umfangreichen Praxisbeispielen und Standardvorlagen werden die Herausforderungen im Rahmen von Wirtschaftlichkeitsrechnungen dargelegt und deren Erstellung geübt. Das Seminar schließt mit einer kurzen Präsentation einer kostenlosen Kalkulationssoftware (WiBe-Kalkulator) des Bundesministerium des Innern ab, mit welcher der Erstellungsaufwand für eine Wirtschaftlichkeitsrechnung sowie das anschließende Investitionscontrolling im beherrschbaren Rahmen gehalten werden kann. Rechtliche Grundlagen von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in Landesverwaltungen und nachgeordneten Einrichtungen Methodische Grundlagen o Statische Investitionsrechnungen o Dynamische Investitionsrechnungen o Nutzwertanalyse WiBe-Fachkonzept 4.1/5.0 Haushaltswirksame und nicht-haushaltswirksame Ressourcen in Investitionen Investitionscontrolling als Fortsetzung der Investitionsrechnung Beurteilung des Strategiebezuges von Investitionen WiBe-Kalkulator Fach- und Führungskräfte, Controller, Finanzverantwortliche, Beschaffungsverantwortliche sowie Mitarbeiter der Landesrechnungshöfe Ihr Dozent: Arndt Krischok, Institut für Public Management 1 Tag Arbeitsmittel: jeweils gültige LHO/VV LHO, Taschenrechner Empfehlung: Januar Seite 12 von 34 3.2 Wirtschaftlichkeitsberechnung von IT-Investitionen nach WiBe 4.1/5.0 Ob Software oder Hardware, Investitionen in moderne Informationstechnologien sind Grundvoraussetzung für eine leistungsfähige Verwaltung. Entsprechend der Grundsätze der Haushaltsführung müssen auch IT-Investitionen wirtschaftlich sein. Da Wirtschaftlichkeit in der öffentlichen Verwaltung i.d.r. von privatwirtschaftlicher Wirtschaftlichkeit abweicht, wurde das Fachkonzept 4.1 bzw. 5.0 (Empfehlung zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen in der Bundesverwaltung insbesondere beim Einsatz von IT) ausgearbeitet. Mit diesem Konzept steht ein Instrument zur Verfügung, welches im besonderen Maße geeignet ist, die Wirtschaftlichkeit von IT- Investitionen in öffentlichen Behörden zu untersuchen. Im Seminar werden den Teilnehmern die rechtlichen und methodischen Grundlagen der Investitionsrechnung sowie die Inhalte des Fachkonzeptes WiBe 4.1/5.0 vermittelt. Weiterhin wird eine Kalkulationssoftware (WiBe-Kalkulator) des Bundesministeriums des Innern vorgestellt und mit Hilfe von konkreten Investitionsbeispielen aus dem öffentlichen Sektor ihre Anwendung geübt. Rechtliche und methodische Grundlagen von Wirtschaftlichkeitsrechnungen in Landesverwaltungen und nachgeordneten Einrichtungen Kosten-Nutzen-Effekte von IT-Investitionen monetäre und qualitative Bewertungen nach dem Fachkonzept WiBe 4.1/5.0 Entscheidungsregeln Software WiBe-Kalkulator zum Fachkonzept Festlegungen zum Investitionscontrolling IT-Verantwortliche, Controller, Finanzverantwortliche, Beschaffungsverantwortliche, Mitarbeiter aus Rechnungshöfen Ihr Dozent: Arbeitsmittel: Empfehlung: Arndt Krischok, Institut für Public Management 2 Tage Taschenrechner, Daten zum eigenen Investitionsvorhaben Besuch des Kurses Grundlagen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und des Investitionscontrollings 15. Januar Seite 13 von 34 3.3 Wirtschaftlichkeitsberechnung von Geschäfts- und Betriebsausstattung Behörden beschaffen regelmäßig Gegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass Verwaltungen hierbei häufig nur Preisvergleiche vornehmen, anstatt echte Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen durchzuführen. Im Ergebnis bleiben die Bundesländer häufig auf höhere Folgekosten sitzen, gemäß dem Spruch Wer billig kauft, kauft zweimal. Verfahren der Wirtschaftlichkeitsrechnung können helfen, die tatsächliche Kostenbelastung einer In
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